Приказ о авансовых отчетах

Общий приказ о назначении подотчетных лиц

Отметим, что с 19 августа 2017 года получить деньги работники могут не только на основании заявления, но и на основании распорядительного документа организации (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

Если в компании деньги выдаются периодически одним и тем же сотрудникам, эти операции следует упорядочить, установив перечень лиц, которые имеют право получать денежные средства на постоянной основе. Можно установить лимиты по суммам и срокам предоставления авансов. Чтобы не издавать отдельный приказ о сроках отчета по подотчетным суммам, можете этот важный момент тоже отобразить в едином документе.

Образец приказа о подотчетных лицах, 2020

  • работники заранее планируют свои расходы;
  • Образец распоряжения о разовой выдаче денежных средств из кассы

    Приказ авансовые отчеты

    Приказ об авансовых отчетах

    Подборка наиболее важных документов по запросу Приказ об авансовых отчетах (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

    Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Приказ об авансовых отчетах

    Формы документов: Приказ об авансовых отчетах

    Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

    Образец новых приказов на подотчет

    Отметим, что с 19 августа 2020 года получить деньги работники могут не только на основании заявления, но и на основании распорядительного документа организации (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

  • работники (в отличие от бухгалтера, не всегда осведомленные о сроках отчета по авансу) под подпись ознакомлены со сроками предоставления авансового отчета;
  • Составляем приказ о подотчетных лицах — образец 2020 — 2020

    Приказ о подотчетных лицах — образец 2020-2020 годов представлен далее — оформляется, как правило, бухгалтерской службой и утверждается руководителем предприятия. Как составить такой приказ и что в нем отобразить?

    Кроме перечня лиц, которым выдаются деньги под отчет, приказ о подотчетных лицах — образец его оформления будет представлен ниже — содержит информацию о предельных суммах выдаваемых авансом средств для обеспечения нужд предприятия, а также максимальных сроках, на которые средства выдаются. При этом указанные сроки предоставления авансовых отчетов не должны превышать нормативных.

    Среди подотчетных лиц могут быть указаны любые работники фирмы, которым в служебных целях выдаются средства на организационные, представительские или хозяйственные нужды предприятия. Среди обязанностей подотчетных лиц указывается не только произведение трат по целевому назначению, но и своевременное предоставление в бухгалтерию письменного отчета с подложенными подтверждающими документами, а также возврат в кассу неиспользованных средств.

    Локальный акт — приказ о подотчетных лицах — должен содержать следующие реквизиты:

  • в шапке — наименование компании;
  • дату (даты) составления/утверждения документа;
  • информацию о предельных суммах и целевом назначении средств, выдаваемых под отчет, а также сроки предоставления отчета (возврата неиспользованных средств);
  • Ф. И. О. и подпись руководителя;
  • Расположение реквизитов при этом должно быть следующим:

    О других нововведениях в расчетах с подотчетными лицами читайте здесь.

    Поэтому, имея перед глазами заполненный образец этого локального акта, бухгалтерам будет проще разработать собственный документ. Заполненный образец приказа о подотчетных лицах вы сможете скачать на нашем сайте.

    Делопроизводство

    Заполняем авансовый отчет по командировке

    Если командировка запланирована заранее и входит в план командировок, сотрудник может написать заявление на получение аванса на служебные расходы. В их число входит проживание, проезд к месту командировки и обратно, питание. Именно об этих тратах, он должен отчитаться при прибытии обратно на рабочее место.

    Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

    +7 (812) 309-85-28 (Санкт-Петербург)

    Это быстро и БЕСПЛАТНО!

    Составив отчет о командировке, в заключение указывается итоговая сумма израсходованных средств. Если сумма больше выданного аванса, бухгалтерия должна перечислить разницу. При меньших затратах сотрудник должен внести денежные средства в кассу.

    Авансовый отчет — один из документов, составление которого четко регламентируется законом. Он составляется командированным сотрудником в качестве подтверждения всех понесенных расходов в служебной поездке.

    Вместе с ним в бухгалтерию должны быть предоставлены оригиналы документов на расходы. В общих чертах авансовый отчет представляет собой документ, в котором перечислен список командировочных расходов.

    Назначение авансового документа: подтверждение траты выданного перед командировкой аванса или получение после командировки израсходованных средств. Из этого следует, что составление отчета обязательно.

    Правовые акты:

  • Ст.252, п.1 ст.264 НК РФ: командировочные расходы – это расходы по производству и реализации, относящиеся к прочим расходам.
  • Ст.313, ст.314 НК РФ: информация должна подтверждаться первичной документацией. К ним относится и отчет о командировке. Без него невозможно подтвердить произведенные расходы, в том числе выданный аванс сотруднику. Расходы принимаются к учету, согласно дате оформления отчета.
  • Авансовый отчет является основанием для бухгалтерии:

  • перечислить денежные средства для покрытия служебных расходов;
  • подтверждение финансовых расходов, при выдаче денежных средств авансом перед командировкой.
  • Как заполнить авансовый отчет о командировке 2020?

    Отчет о командировке — это завершающий этап всей процедуры: от составления приказа на отправление до возвращения сотрудника.

    Правильно составленный отчет должен подтвердить финансовые расходы, которые, в свою очередь, влияют на налоги.

    Авансовый отчет должен составлять сотрудник, направленный в командировку. После заполнения он передается в бухгалтерию для проверки.

    На завершающем этапе документ подписывается руководителем. Перечисляются израсходованные средства (при отсутствии аванса) или разница при большем расходе, чем аванс.

    Требования к документу

    Как сделать авансовый отчет правильно, чтобы при налоговой проверке он был принят?

    Отчет относится к документам строгой отчетности. Он заполняется по форме бланка №АО-1, применяется для учета денежных средств, которые были выданы командировочному лицу.

    Документ составляется в одном экземпляре на бумаге или заполняется электронно.

    Отметим, что в новой форме бланка, появилась только строк: расписка бухгалтера в том, что он получил от сотрудника отчет. В остальном документ не претерпел изменений.

    Форма и разделы

    Как правильно заполнить:

  • Лицевая сторона: заполняются личные данные сотрудника, документ, подтверждающий выдачу денег, информация по предыдущему авансу.
  • Оборотная сторона: указываются даты расходов, номер документа, наименование, суммы, документы, подтверждающие операции (графы 1-6).
  • Все расходы должны быть подтверждены документально. Список документов приведен далее. Их необходимо хранить и по прибытии приклеить на отдельный листок А4.

    Сумма к уплате будет напрямую зависеть от предоставленных квитанций и чеков.

    Имеет ли работник право отказаться от командировки? Смотрите здесь.

    Образец заполнения (пример)

    Пример оформления авансового отчета по командировке 2020:

    Пример заполнения авансового отчета

    Кто подписывает и согласовывает?

    Каждый документ должен быть подписан лицом, его заполнившим. Только после этого возможна передача отчета в бухгалтерию. Она проверяет правильность заполнения.

    Свою подпись на проведенном документе должен поставить руководитель предприятия и главный бухгалтер. Только после этого могут быть перечислены денежные средства, которые сотрудник платил самостоятельно.

    После прибытия из командировки в течение 3 суток сотрудник должен составить и подать авансовый отчет.

    Сопроводительные документы

    Постановление №749 от 13.10.2008г установило определенный пакет командировочных документов:

    • Командировочное удостоверение установленного образца. Оформляется в каждую командировку на территории РФ. На бланке проставляется дата, печать и подпись при выбытии из организации. Принимающая сторона проставляет печать, подпись и дата въезда, аналогично при выбытии. При возвращении сотрудника бухгалтерия проставляет дату приезда.
    • Чеки, квитанции, подтверждающие плату за проживание в командировке.
    • Чеки, билеты – все расходы, связанные с проездом к месту проведения командировки и обратно (билеты на поезд, страхование жизни при проезде, чеки на платной автодороге и т.д.)
    • Отчет о выполненной командировке, утвержденный руководителем.
    • Другие расходы, связанные с командировкой.
    • Все документы должны быть заполнены соответствующим образом. При подкреплении их к авансовому отчету каждый документ приклеивается с помощью клея на лист А4.

      При нарушении требований или отсутствии оригиналов документов, указанных в отчете, бухгалтерия имеет право не оплачивать произведенные сотрудником расходы. В случаях внесения при налоговой проверке будет выявлено нарушение и наложение штрафа.

      Бухгалтерии следует внимательно ознакомиться с документами, которые предоставляет сотрудник для подтверждения своих расходов.

      Наиболее часто встречающийся – кассовый чек.

      Если в нем не указано, какой товар был приобретен, обязательно предоставление его с товарным чеком или квитанцией.

      Виды документов, подтверждающие совершенные расходы:

    • Кассовый чек — обязателен при налоговой проверке, подтверждает факт оплаты. При хранении чека, нужно соблюдать определенные правила. При намокании или длительном нахождении на солнце информация может исчезнуть. Такой чек невозможно будет приложить к возмещению расходов. Некоторые организации работают без кассового аппарата или на кассовом чеке пробивают только итоговую сумму. В этих случаях необходимо запросить товарный чек.
    • Товарный чек – в нем указывается подробное описание хозяйственной операции, количество, цена, итоговая сумма, наименование организации, дата, подпись и должность заполнившего. В авансовый отчет прикладывается вместе с кассовым чеком. При отсутствии последнего на ТЧ должна стоять печать организации-продавца. Отметим, сумма и дата в товарном чеке должна совпадать с кассовым чеком.
    • Бланки строгой отчетности. На документе обязательно должны быть указано наименование, реквизиты юр.лица, хозяйственная операция, цена, сумма, дата, должность и подпись заполнившего.
    • Далее будут использованы счета:

      • 71 – «расчеты с подотчетными лицами» (относиться к Активно-Пассивным счетам);
      • 70 – «расчеты с персоналом по оплате труда»;
      • 51 – «расчетный счет»;
      • 50 – «касса»;
      • 94 – «недостачи и потери предприятия».
      • Когда утвержден отчет, проводки выглядят следующим образом:

      • При выдаче аванса: бухгалтером оформляется РКО и выдаются денежные средства. При получении сотрудник подписывает расходник. Дт71-Кт50
      • При перечислении денежных средств с расчетного счета на расчетный счет сотрудника: составляется проводка Дт71-Кт51. В этом случае оформляется платежное поручение в банк. Подтверждением получения денежных средств выступает банковская выписка.
      • Денежные средства выданы, необходимо закрыть сумму. Это возможно после приезда сотрудника из командировки и подтверждение расходов соответствующими документами. Проводки: Дт10-Кт71 – покупка материалов, Дт41-Кт71 – покупка товаров, Дт20-Кт71, Дт26-Кт71, Дт44-Кт71 – торговая или производственная деятельность предприятия.
      • Когда сумма израсходованных средств больше выданных, составляется обратная исходной проводке и деньги возвращаются в кассу. Оформляется ПКО: Дт50-Кт71 или Дт51-Кт71 (на расчетный счет).
      • При недостаточности аванса на командировку, деньги перечисляются сотруднику из кассы. Оформляется РКО: Дт71-Кт50 или Дт71-Кт51 (с расчетного счета).
      • В случае, когда сотрудник потерял чеки или израсходовал деньги на личные цели, которые не связаны с командировкой, составляется следующая проводка: Дт94-Кт71 – денежные средства с подотчётного лица списываются в недостачи предприятия. Дт70-Кт94 – сумма из недостач должна быть вычтена из заработной платы сотрудника, который не смог отчитаться о выданном авансе.
      • Может ли аванс быть больше зарплаты? Узнайте тут.

        Как оформить приказ о приеме на работу? Информация — здесь.

        Нюансы составления при командировке за границу

        Оформление сотрудника в заграничную командировку процедура несколько сложнее, чем по России.

        Основные расходы при командировке за границу:

      • Суточные. Размер устанавливается организацией самостоятельно и фиксируется на локальных актах. Сумма до 2500 руб./день не облагается налогом на доходы физ.лиц. поэтому организации обычно останавливаются на этой сумме. До пересечении границы с зарубежной страной и по возвращении обратно, их размер равен максимально возможной на территории РФ. Рекомендации: при определении расходов ориентируйтесь на прожиточный минимум принимающей страны.
      • Расходы на проезд – оплата к месту назначения оплачивается отдельно. Проезд по городу на такси, автобусе – иногда учитываются в командировочных расходах.
      • Расходы на проживание – гостиница, отель. Любые расходы должны быть подкреплены квитанциями, счетами, чеками.
      • Оформление загранпаспорта и визы — расходы на гос.пошлину, консультации специалистов можно списать на командировочные расходы.
      • Прочие расходы: сборы и пошлины, транзит транспортного средства.
      • Зарубежная командировка оформляется аналогично служебной поездке по России. Издается приказ о направлении сотрудника в командировку. В нем указывается номер и дата приказа, фамилия имя отчество сотрудника, должность, место назначения (со страной), цель командировки.

        Командировочное удостоверение не оформляется. Дата отправления и прибытия фиксируются в загранпаспорте. По приезду сотрудник оформляет авансовый отчет и прикрепляет документы, подтверждающие расходы. Излишние денежные средства возвращаются на расчетный счет в организацию. При перерасходе – бухгалтерия выдает их сотруднику.

        Таким образом, мы рассмотрели, как оформить авансовый отчет. Он оформляется после каждой командировки, сопровождаемой расходами.

        Сотрудник должен составить его в течение 3 дней после возвращения. Бухгалтерия проверяет правильность оформления и передает на согласование руководителю. После подписи директора сотруднику перечисляют денежные средства, если расход превысил аванс.

        Если аванс был больше расхода, сотрудник должен вернуть их в кассу предприятия. При его нежелании, бухгалтерия в принудительном порядке списывает ее из заработной платы.

      • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
      • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.
      • Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

        1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
        2. Позвоните на горячую линию:
          • Москва и Область — +7 (499) 703-16-92
          • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 309-85-28
          • Регионы — 8 (800) 333-88-93
          • ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

            Верно ли составлен приказ на перечисление денежных средств под отчет на зарплатную карту?

            Здравствуйте!
            о внесении дополнений в приказ от 09.01.2017 г. №
            « Об утверждении списка сотрудников, имеющих право получать под отчет наличные денежные средства, и о сроках представления авансовых отчетов.»

            В связи с необходимостью проведения наличных и безналичных расчетов, связанных с осуществлением деятельности предприятия через сотрудников

            ПРИКАЗЫВАЮ:
            Утвердить дополнение к приказу № от 09.01.2017 г. «Об утверждении списка сотрудников, имеющих право получать под отчет наличные денежные средства, и о сроках предоставления авансовых отчетов»:

            — Выдача денежных средств под отчет может производиться как в наличной, так и в безналичной форме.
            — При безналичной форме расчетов с подотчетными лицами денежные средства перечисляются на их зарплатные или личные карты с расчетного счета организации.
            — Возврат неиспользованных подотчетных средств может быть осуществлен в безналичной форме — в виде перевода с карты подотчетного лица на расчетный счет организации или в наличной форме — в виде передачи наличных денежных средств в кассу организации

            Сюмбик, Добрый день.

            Инструкция для подотчетных лиц

            Инструкция для подотчетных лиц – удобный локальный нормативный акт работодателя, который подскажет работникам, как выдать деньги под отчет, в какие сроки и как отчитаться по ним, какие подтверждающие расходы должны быть и какие к ним предъявляются требования. Тогда подотчетники смогут проверять первичные документы сразу на месте при совершении покупки, что минимизирует ошибки.
            В инструкции нужно предусмотреть:
            — срок, на который выдаются подотчетные суммы. Например, его можно установить единым для всех ситуаций или же руководитель будет его устанавливать индивидуально в каждом случае, указывая в заявлении на подотчет;
            — способы выдачи денег подотчет: наличными из кассы, перечислением на карту работника (контролеры это разрешают (Письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288));
            — форму, по которой представляется авансовый отчет. Организация вправе использовать и унифицированную форму № АО-1;
            — срок проверки авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем);
            — срок утверждения авансового отчета руководителем;
            — срок окончательного расчета с работником по авансовому отчету.
            Касса и подотчет: При выдаче под отчет наличных из кассы нужно соблюдать несколько требований:
            — для получения денег работник должен написать заявление на выдачу наличных подотчет. Причем оно обязательно, даже если подотчетное лицо – сам директор организации (вместо заявления он может оформить распоряжение);
            — деньги выдаются при отсутствии задолженности по ранее полученным подотчетным суммам;
            — авансовый отчет по полученным наличным (в том числе на командировку) работник должен представить в течение 3 дней со дня окончания срока, на который они были выданы.
            Подотчет на карту: Если же подотчетные средства переводятся на банковскую карту работника, то указанные требования не обязательны. В этом случае организация самостоятельно устанавливает порядок выдачи подотчетных средств на карту и сроки отчета по ним. К примеру, она может прописать в инструкции, что по средствам, полученным на карту, работник вправе отчитываться всего раз в месяц (в частности, это удобно, если нужно часто приобретать канцтовары).
            Отчет по подотчету: Отчитываясь по расходам за счет подотчетных средств, работник должен приложить к авансовому отчету подтверждающие документы. Для удобства можно подготовить образцы всех подтверждающих документов, выделив в них важную информацию, и выдать их на руки подотчетнику.
            Кому может быть выдан подотчет: Выдавать деньги под отчет разрешается не только сотрудникам, работающим на основании трудового договора, но и лицам, с которыми заключен гражданско-правовой договор. Однако не забывайте, что статус у таких работников разный. На последних не распространяются положения ТК РФ, в частности: о выплате им суточных при направлении в командировку, об удержании задолженности по подотчетным суммам из зарплаты (соответственно, разногласия в случае невозврата неизрасходованных сумм или не утверждения авансового отчета нужно будет разрешать в судебном порядке) и др.
            Во избежание путаницы оформлять подотчет лучше только с работниками по трудовому договору. А лицам, работающим по гражданско-правовым договорам, деньги следует выдавать не под отчет, а во исполнение заключенного с ними договора (поручения, агентирования и т.п.), например, на основании их заявления о возмещении им расходов на выполнение поручения (при этом авансовый отчет им оформлять не обязательно).
            Образец инструкции для подотчетников

            ПРОЦЕСС ВЫДАЧИ ДЕНЕГ
            Для выдачи денег работодателю нужно действовать так:
            • оформите расходный кассовый ордер (РКО). Его должен подписать главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо (пп. 4.2, 4.3 п. 4 Указания № 3210-У).
            • после того как подотчётник поставит свою подпись на РКО, кассир выдает ему деньги из кассы и подписывает РКО (пп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У).
            • оформите выдачу денег под отчет проводкой (статья движения денежных средств).

            Посмотрите образец приказа и форму инструкции для подотчетников в прикреплённых файлах.

            Готовим приказ на выдачу подотчетных сумм

            Предельный срок сдачи авансового отчета — не позднее трех рабочих дней, установлено п. 6.3 Указаний № 3210-У. Учреждение не вправе утвердить больший срок. А если в организации нет приказа о сроках отчета по подотчетным суммам, то сотрудники обязаны отчитываться в день окончания подотчетного периода (срока, на который были выданы деньги) или в первый рабочий день (по возвращении из командировки).

          • Утвердить документ имеет право только руководитель организации либо его заместитель или лицо, исполняющее обязанности руководителя.
          • Срок подотчета: укажите предельную дату (число, месяц, год), до которой выдали деньги.
          • Как составить приказ на выдачу подотчетных сумм

            Все организации, в соответствии с ч. 1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязаны организовать внутренний контроль за осуществлением хозяйственных операций. В полной мере это относится и к выдаче денежных средств так называемым подотчетникам. В компании должно быть четкое понимание, кому, на каком основании, на какой срок выдавать деньги, когда должны отчитаться работники. Наладить или укрепить финансовую дисциплину в работе с подотчетниками вам поможет предлагаемый в статье образец приказа на подотчетные суммы (будут даны 2 варианта документа).

            Преимущества такого способа регулирования кассовой дисциплины очевидны:

          • бухгалтерия «в курсе», кому и сколько можно выдать денег;
          • оптимизируется документооборот: не нужно писать заявление на каждый аванс.
          • Напомним, что для разового получения сотрудником денег подойдет и заявление работника, как это было до 19 августа 2017 года. Но приведенный нами пример позволит вам более детально урегулировать срок предоставления авансового отчета, назначить ответственного (бухгалтера), контролирующего отчетность по выданным авансам. Да и сам факт издания распоряжения руководства и ознакомления с ним создаст у работника более значительное чувство ответственности, чем его заявление.

            Готовим приказ на выдачу подотчетных сумм

            Можно ли обойтись без распоряжения руководителя

            Вступившие изменения в Указание Банка России № 3210-У от 11.03.2014 отменили обязательность заявления от сотрудника на получение и распоряжения руководителя на выдачу средств. Теперь выдать деньги подотчет можно на основании либо только приказа руководителя, либо заявления сотрудника с резолюцией директора.

          • Регистрировать образец нового приказа на подотчет следует в журнале регистрации распоряжений в обычном порядке.
          • Подотчетное лицо: фамилия, имя и отчество (при наличии), должность.
          • Приказ о сдаче авансовых отчетов

            Как составить приказ на выдачу подотчетных сумм

            Если в вашей фирме деньги из кассы выдаются эпизодически или понадобилось выдать средства сотруднику, не указанному в общем документе, то вам больше подойдет распоряжение на выдачу сумм для разового случая.

            Напомним, что для разового получения сотрудником денег подойдет и заявление работника, как это было до 19 августа 2020 года. Но приведенный нами пример позволит вам более детально урегулировать срок предоставления авансового отчета, назначить ответственного (бухгалтера), контролирующего отчетность по выданным авансам. Да и сам факт издания распоряжения руководства и ознакомления с ним создаст у работника более значительное чувство ответственности, чем его заявление.

            Как составить приказ о назначении подотчетных лиц образца 2020-2020 годов

            Приказ о назначении подотчетных лиц – образец такого документа разрабатывается на каждом предприятии. Этот приказ является локальным нормативным документом, в котором утверждается список сотрудников, обладающих правом получать средства авансом для произведения целевых платежей для нужд компании. Данный документ в обязательном порядке утверждается руководителем компании.

          • список физлиц с указанием Ф. И. О. и занимаемой должности, которым могут быть доверены средства под отчет;
          • Ф. И. О. и подпись должностного лица, ответственного за выдачу подотчетных средств.
          • О сроках подотчета

            Приказ о подотчетных лицах образца 2020-2020 годов должен содержать указание о предельном сроке, на который могут выдаваться деньги под отчет. Дело в том, что в соответствии с п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У срок, на который выдаются деньги под отчет, ничем не регламентируется, кроме распоряжения руководителя предприятия (путем издания упомянутого выше приказа).

            Однако существуют нормативные ограничения по конечной дате сдачи отчета — не позднее трех дней после завершения срока, на который были выданы средства под отчет. Кроме того, по указанию № 3210-У с 19.08.2017 действует правило, что вновь под отчет могут быть выданы средства, даже если подотчетное лицо не отчиталось по предыдущей выданной авансом сумме.

            Где скачать образец приказа о подотчетных лицах, применяемого в 2020-2020 годах

            В связи с тем, что в приказе должно быть указано достаточно много информации, которая сыграет важную роль при бухгалтерском учете средств в кассе и расчетов с подотчетными лицами, необходимо составить данный документ максимально правильно. Форма такого приказа не является унифицированной и никаким госорганом не утверждена.

            Каждое предприятие (ИП) в обязательном порядке должно утвердить приказ о подотчетных лицах, чтобы иметь возможность выделять средства своим сотрудникам под отчет для произведения закупок для нужд предприятия. В указанном приказе, кроме перечня ответственных лиц, должна быть отображена информация о граничном сроке выдаваемых под отчет средств и их предельной сумме.

            Как должен выглядеть приказ о подотчетных лицах?

            Добрый день!
            Честно говоря, про подотчетников лучше прописать в учетной политике, в качестве приложения утвердить список подотчетных лиц. Но если хотите приказ, предлагаю вам образец:
            ПРИКАЗ № 1

            г. Москва 01.04.2013

            1. Назначить подотчетными лицами следующих сотрудников:
            — директора Иванова А.В.
            — финансового директора Сидорова А.Н.
            2. Установить срок предоставления отчетов по выданным авансам 3 календарных дня.
            3. Выдавать под отчет наличные денежные средства на:
            — командировочные расходы;
            — представительские расходы;
            — хозяйственные расходы;
            — приобретение ГСМ;
            — прочие расходы.
            4. Установить лимит выдачи денежных средств в подотчет в размере до 100 000 рублей.
            5. Установить норму возмещения командировочных расходов по краткосрочным командировкам по территории России 700 рублей.

            Подобные приказы (соблюдая при этом требования законодательства о порядке выдачи в подотчет) имеет смысл издавать на предприятиях в целях дисциплинирования подчиненных подотчетных лиц, но никак не в случае директора-подотчетника.

            Цитата (Мариэль): Добрый день!
            Честно говоря, про подотчетников лучше прописать в учетной политике, в качестве приложения утвердить список подотчетных лиц. Но если хотите приказ, предлагаю вам образец:
            ПРИКАЗ № 1

            1. Назначить подотчетными лицами следующих сотрудников:
            — директора Иванова А.В.
            — финансового директора Сидорова А.Н.
            2. Установить срок предоставления отчетов по выданным авансам 3 календарных дня.
            3. Выдавать под отчет наличные денежные средства на:
            — командировочные расходы;
            — представительские расходы;
            — хозяйственные расходы;
            — приобретение ГСМ;
            — прочие расходы.
            4. Установить лимит выдачи денежных средств в подотчет в размере до 100 000 рублей.
            5. Установить норму возмещения командировочных расходов по краткосрочным командировкам по территории России 700 рублей.

            Директор А.В. Иванов
            ООО «Рога и копыта»

            О назначении подотчетных лиц

            То есть получается, что на заявлении подотчетного лица-директора (он же главный бухгалтер) можно им же-директором написать резолюцию, что деньги выданы, скажем, на год, и отчитаться через три дня по истечении года. Теоретически так можно?

            Расчеты с подотчетниками

            К подотчетным суммам можно отнести не только авансы на командировочные расходы, но и выдачу денег на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, основных средств, ГСМ, продуктов питания и прочие траты на нужды учреждения.

            Выдавать средства подотчет можно только сотрудникам, с которыми заключены трудовые договоры. Не будет считаться ошибкой выдача средств работнику, трудящемуся по гражданско-правовому договору, например, на приобретение строительных материалов. В небольших организациях допустимо издание распоряжения, в котором прописываются конкретные должностные лица и фамилии, которым допустимо предоставление денег под авансовый отчет. Ниже вы найдете образец приказа о назначении подотчетных лиц 2020 года.

            В бюджетном учреждении должен быть установлен лимит расчетов с подотчетными лицами и максимальный срок, на который выдаются деньги. Законодательством ограничений по срокам и суммам не обозначено, следовательно, организация самостоятельно определяет норму денежных средств, выдаваемых под авансовый отчет, и сроки.

            На практике большинство бухгалтерских и кадровых работников продолжают требовать оба документа. Почему? Одного приказа недостаточно для ревизора, так как нет расчета суммы и обоснования целевого назначения подотчета. Проверяющий обязательно потребует обосновать сложившиеся расходы. Так и наоборот, заявление с резолюцией директора, но без официального распоряжения многие проверяющие признают недостаточным.

            Чтобы исключить проблемы с проверяющими органами, налоговики рекомендуют сохранить старый порядок оформления выдачи: составлять и заявление, и распоряжение.

            Правила составления документа

            Унифицированной формы не существует, но обратите внимание на следующие правила:

          • Создавайте документ на фирменном бланке учреждения в единственном экземпляре. Если такой бланк отсутствует, то в шапке документа отразите наименование госучреждения (полное), номер, дату и наименование приказа.
          • Формируя новое распоряжение, строго соблюдайте хронологический порядок, иначе проверяющие заподозрят подлог.
          • В документе обязательно укажите следующие реквизиты:
            1. Сумма подотчета: указывайте сумму и прописью и цифрами, в рублях и копейках.
            2. Целевое назначение: пропишите конкретное назначение выделяемых денег.

            Не забудьте назначить ответственное лицо, например, главного бухгалтера. Если в организации отсутствует бухгалтерия, то контроль за соблюдением данного распоряжение должен быть возложен на руководителя.

            Сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом

            Сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом строго оговорены законом и привязаны к последнему дню того временного промежутка, на который выдаются деньги под отчет. Правильно составленный, проверенный и утвержденный отчет служит основанием для принятия произведенных подотчетником затрат и формирования бухгалтерских проводок. Что и как должен проверить бухгалтер, чтобы не допустить ошибок в учете, вы узнаете из этой статьи.

            Сроки предоставления в бухгалтерию авансового отчета подотчетным лицом

            За полученные денежные средства на расходы, необходимые для хозяйственной деятельности предприятия или ИП, работник — подотчетное лицо должен отчитаться согласно п. 6.3. указаний «О порядке ведения кассовых операций. » от 11.03.2014 № 3210-У в течение 3 рабочих дней:

          • после окончания периода, на который были получены средства;
          • после выхода на работу, если срок истек за время его уважительного отсутствия — болезни, отпуска и т. д.
          • Также, в соответствии с п. 26 постановления «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749, необходимо отчитаться в бухгалтерии на протяжении 3 дней после приезда из командировки.

            Срок, на который подотчетник получает необходимое ему количество денег, указывается им в его заявлении на имя руководителя.

            Своей подписью на заявлении работодатель утверждает подотчетную сумму и срок сдачи авансового отчета.

            ВАЖНО! В заявлении работнику желательно указать цель, на которую необходимы деньги. Так руководителю будет легче определиться со сроком, а бухгалтеру — сделать соответствующую проводку.

            Чтобы работник в своем заявлении обоснованно указывал период, на который ему потребуются средства, рекомендуется разработать внутренний документ, где будут определены сроки для типовых нужд фирмы. С 19.08.2017 деньги под отчет могут выдаваться не только на основании заявления работника, но и по распорядительному документу (приказу) работодателя. В этом документе также должна быть указана сумма и срок, на который она выдается работнику.

            О возможности выдавать деньги подотчетному лицу до представления отчета по предыдущему авансу читайте в публикации «Новые правила работы с подотчетниками».

            Проверка авансовых отчетов подотчетных лиц

            Для того чтобы отчитаться за полученные и потраченные средства, подотчетнику нужно составить авансовый отчет и приложить к нему документы, которые будут служить основанием для принятия проведенных расходов — чеки, БСО, счета-фактуры, проездные билеты, слипы (при расчетах банковской картой) и т. д.

            Если аванс был выдан перечислением на зарплатную или подотчетную карту работника, то в платежном поручении нужно указать, что перечисленные деньги являются подотчетными. Для получения подотчетных сумм на банковскую карту работнику рекомендуется написать заявление с просьбой о выдаче денег на определенное время и указанием реквизитов карты — об этом говорится в письме Минфина России «О правомерности перечисления. » от 25.08.2014 № 03-11-11/42288. В этом же письме чиновники сообщают о том, что порядок выдачи аванса на хознужды безналичным путем и оформления авансового отчета желательно разработать и закрепить в учетной политике предприятия.

            Бланком для авансового отчета может служить форма АО-1, утвержденная Госкомстатом России от 01.08.2001 № 55. Она не является обязательной, поэтому разрешается разработать свою форму отчета за полученный аванс с учетом специфики предприятия и соблюдением всех требований для заполнения необходимых реквизитов согласно п. 2 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

            Бланк авансового отчета и образец его заполнения ищите здесь.

            В бланке отчета должны быть отведены места для заполнения работником и бухгалтером. Документ имеет лицевую и оборотную стороны. Сначала работник заполняет на лицевой стороне предназначенную для него часть, в которой указывает сведения о себе, цели полученного аванса. Затем на оборотной стороне он перечисляет все оправдательные документы с указанием их названий, номеров, дат, сумм (по каждому отдельно). Подсчитывается и указывается итог. Документы прикладываются к отчету. Для удобства работы их можно пронумеровать в соответствии с порядковым номером, присвоенным в авансовом отчете.

            Заполненный бланк с приложенными оригиналами о расходах сотрудник передает бухгалтеру, который проверяет полученный документ:

          • по форме — правильность заполнения всех необходимых строк, наличие указанных документов, полноценность их оформления, корректный перенос данных из оригиналов в отчет, соответствие сумм, наличие подписей;
          • по содержанию — целевое назначение произведенных расходов, достоверность документов, соответствие указанных дат тому времени, на которое выдан аванс;
          • по арифметическому подсчету — проверяется итоговая сумма в отчете, которая должна подлежать погашению в данном подотчете.
          • ВАЖНО! После получения авансового отчета от подотчетника бухгалтер должен выдать ему расписку о том, что он принял отчет с приложенными документами на проверку.

            Проверенный и подписанный бухгалтером и главным бухгалтером отчет передается для утверждения руководителю или уполномоченному лицу. Своей подписью директор дает согласие считать обоснованными произведенные затраты.

            Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию для проверки и утверждения отчета за аванс на нужды для хозяйственной деятельности устанавливаются руководителем по его усмотрению. Рекомендуется закрепить их в учетной политике. На основании утвержденного отчета в бухгалтерии подотчетные суммы списываются в установленном законом порядке.

            Утвержден авансовый отчет подотчетного лица: проводка

            Если согласно авансовому отчету потрачено больше полученного аванса, работнику выдается перерасход. Если же не все подотчетные деньги были израсходованы, остаток должен быть возвращен в кассу предприятия (на него бухгалтер выпишет приходный ордер, корешок отдается подотчетнику).

            Работник также может потратить личные деньги на покупку чего-то необходимого для компании, например ГСМ для служебной машины. В таком случае сначала сдается отчет, а потом возмещаются средства. Такое действие также должно быть разрешено внутренним нормативным документом.

            В случае если подотчетное лицо не укладывается в установленный на предприятии срок сдачи авансового отчета и не возвращает остаток подотчетных сумм, работодатель вправе возместить задолженность из его заработной платы (ст. 137 ТК РФ).

            На момент проверки авансового отчета выданные деньги отражаются на Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами». После утверждения его руководителем бухгалтеру нужно сделать проводки по Кт 71 в корреспонденции со счетами произведенных затрат:

            Приказ о сроках и правилах составления и представления отчетности подотчетными лицами (в целях улучшения контроля за расходованием сотрудниками подотчетных сумм) (образец заполнения) («Главная книга», 2009, n 18)

            Форма подготовлена с использованием правовых актов по состоянию на 11.09.2009.

            Приказ N 10 от 12.01.2009
            О сроках и правилах составления и представления отчетности
            подотчетными лицами
            В целях улучшения контроля за расходованием сотрудниками подотчетных сумм утверждаю следующие правила.
            1. Сроки представления отчетности подотчетными лицами составляют:
            — по хозяйственным расходам — не позднее 15 календарных дней с даты получения подотчетных сумм;
            — по командировочным расходам — в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки .
            В указанные сроки подотчетные лица должны предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах, после утверждения которого руководителем организации с ними будет произведен окончательный расчет.
            При этом подотчетными лицами считаются работники организации, получившие денежные средства из кассы организации авансом.
            2. Деньги, выданные под отчет, должны расходоваться строго по назначению.
            3. На хозяйственно-операционные расходы и на приобретение товаров деньги могут выдаваться под отчет в пределах 60 000 руб. по распоряжению руководителя.
            4. В исключительных случаях (в частности, при отсутствии наличных денег в кассе организации) сотрудники по распоряжению руководителя могут использовать на хозяйственно-операционные расходы и на приобретение товаров в интересах организации личные деньги. После представления подотчетными лицами авансовых отчетов об израсходованных суммах им возмещаются потраченные суммы в течение 3 рабочих дней со дня утверждения отчета руководителем организации.
            5. Если срок представления отчетности, установленный в п. 1 настоящего приказа, был нарушен, бухгалтерия обязана представить руководителю организации служебную записку об этом.
            6. Ответственность за выполнение приказа по контролю за сроками и правилами составления и представления отчетности подотчетными лицами возлагается на главного бухгалтера организации.
            Иванов
            Генеральный директор ——- Иванов И.И.
            С приказом ознакомлен
            Петрова
            Главный бухгалтер ——- Петрова П.П.

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *