И хранение документ и нотариус

Принятие на хранение документов

Основы законодательства Российской Федерации наделяют нотариусов правом принимать документы по описи с целью их хранения. Это нотариальное действие совершается по просьбе юридического или физического лица. Для хранения документов нотариальная контора должна иметь специально обустроенное хранилище. Его основным назначением является обеспечение сохранности материалов в течение долгого времени.

Процедура принятия документов на хранение

Составляется опись документов, которая представляет собой подробное описание принятых бумаг: их наименование и вещественное состояние. Один экземпляр остается в нотариальной конторе, а второй выдается лицу, сдавшему документы на хранение. Оба экземпляра подписываются нотариусом и владельцем документов. Нотариусы Москвы хранят второй экземпляр свидетельства в деле.

Принятые по описи документы нотариус помещает на хранение в сейф, предварительно сложив их в отдельный пакет. Он опечатывается и подписывается нотариусом лично. Нотариус ответственен за сохранность документов. Он обязан вернуть их лицу в том виде, в котором документы были отданы на хранение.

Нотариус обязан выдать свидетельство сдавшему на хранение документы лицу. По его просьбе свидетельство о совершении нотариального действия может сопровождаться выдачей описи документов в тех случаях, когда их сдали в неупакованном виде. В свидетельстве в обязательном порядке указывают следующие реквизиты: место и дату его выдачи, название нотариальной конторы либо ФИО нотариуса, который выдал такое свидетельство; ФИО лица, выразившего просьбу совершить данное нотариальное действие. Перечень документов не включается в свидетельство, так как он содержится в описи документов, прилагаемой к нему.

Нотариус имеет право принять документы без составления описи в том случае, если они надлежащим образом упакованы. Сама упаковка скрепляется нотариальной печатью, подписывается лично нотариусом и сдавшим на хранение документы лицом. После этого нотариус принимает на себя ответственность за целостность упаковки. В свою очередь, такие упакованные документы нотариус помещает в другой пакет, который также скрепляется нотариальной печатью с личной подписью нотариуса и лица, сдавшего на хранение документы.

Срок хранения оговаривается в заявлении лица и нотариальном свидетельстве. Нотариус ответственен за сохранность документов в течение этого периода времени. Гражданин, сдавший на хранение документы лицо другое лицо (требуется доверенность) имеет право получить их раньше заявленного срока. При этом нужно предъявить свидетельство и опись документов. Документы, принятые на хранение, могут быть возвращены согласно решению суда. В этом случае документы выдаются лицу, которое указано в постановлении суда.

Памятка нотариуса

ПРИНЯТИЕ НА ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ, СОВЕРШЕНИЕ МОРСКИХ ПРОТЕСТОВ, ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДОКАЗАТЕЛЬСТВ

1. Принятие на хранение документов. Принятие на хранение документов ст. 97 Основ отнесено к числу нотариальных действий. Нотариус принимает на хранение документы по просьбе граждан и юридических лиц. При этом составляется опись принимаемых на хранение документов, которая представляет собой подробное описание документов, включая не только их наименование, но и физическое состояние, поскольку нотариус несет ответственность за сохранность документов и должен их вернуть в том же виде, в каком принял. Опись составляется нотариусом в двух экземплярах, один из которых остается в делах нотариальной конторы, а второй выдается на руки лицу, сдавшему документы на хранение нотариусу. Оба экземпляра описи подписываются не только нотариусом, но и лицом, сдавшим их на хранение.

Принятые на хранение документы нотариус складывает в отдельный пакет, который опечатывается и подписывается нотариусом, после этого пакет помещается на хранение в сейф. Документы могут быть приняты нотариусом без составления описи, если они упакованы надлежащим образом. Упаковка, в которую помещаются документы, подписывается лицом, их сдавшим, нотариусом и скрепляется печатью нотариуса. В таком случае нотариус несет ответственность за сохранность упаковки, поэтому упакованные документы помещаются нотариусом в другой пакет, который также опечатывается, скрепляется печатью и подписью нотариуса. Опечатанные документы хранятся в Сейфах до востребования их сдавшим лицом.

По просьбе лиц, сдавших документы на хранение нотариусу, нотариус выдает им свидетельство о принятии документов на хранение вместе с экземпляром описи документов. В свидетельстве о принятии документов на хранение указывается место и дата его выдачи; наименование государственной нотариальной конторы или нотариуса, выдавшего названное свидетельство; наименование лица, обратившегося с просьбой принять на хранение документы; перечень документов не содержится в свидетельстве, так как к нему прилагается опись.

Принятые на хранение документы возвращаются сдавшему их на хранение по предъявлении свидетельства о принятии документов на хранение и описи документов. Если документы выдаются представителю лица, сдавшего их на хранение нотариусу, то этот представитель также должен предъявить нотариусу надлежащим образом оформленную доверенность. Документы могут быть также выданы нотариусом по постановлению суда лицу, указанному в этом постановлении.

2. Совершение морских протестов. Совершение морских протестов является одним из способов обеспечения доказательств, необходимых в случае возникновения дела в суде. Однако, учитывая исключительную важность морского протеста, законодатель вынес его в отдельное нотариальное действие.

В ст. 97-98 Основ о нотариате предусмотрено совершение нотариального действия по принятию на хранение документов. Правом на совершение такого нотариального действия в настоящее время наделены только нотариусы, хотя ранее, до принятия и введения в действие Консульского устава РФ, его могли совершать и консульские должностные липа.

Несмотря на то, что это действие непосредственно связано с документами, Основы о нотариате, как ранее отмечалось, не раскрывают понятие документа. Поэтому нотариусы при определении статуса документированной информации, передаваемой им на хранение, руководствуются положениями ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28. В соответствии с указанным государственным стандартом документом признается зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В настоящее время передать на хранение нотариусу можно документ на любом материальном носителе, за исключением документов, изложенных в электронной форме, поскольку Основами о нотариате порядок принятия на хранение электронных документов не урегулирован.

В рамках установленного порядка нотариус принимает документы на хранение по описи, составляемой в двух экземплярах, один из которых остается у нотариуса, а другой выдастся лицу, сдавшему документы. В отсутствие нормативно-правового урегулирования порядка составления описи в нотариальной практике выработались следующие правила ее составления. В описи указываются:

  • – фамилия, имя, отчество нотариуса, которому передаются на хранение документы, его нотариальный округ или наименование государственной нотариальной конторы;
  • – сведения о лице, передающем документы на храпение;
  • – наименование и вид (подлинник или копия) передаваемого документа, дата его составления и (или) выдачи, номер и краткое содержание, наименование органа, выдавшего документ и иная информация, позволяющая идентифицировать документ;
  • – физическое состояние документа (ветхий, сырой, оборванный, с наличием оговоренных или неоговоренных исправлений, с кляксами, с отсутствием части текста и т.п.).
  • Описание физического состояния документа является весьма важной и значимой частью составляемой описи, так как нотариус по истечении срока хранения должен вернуть документ в том же виде, в каком он принял его на хранение. Оба экземпляра описи подписываются не только нотариусом, но и лицом, передающим документ на хранение. Подпись нотариуса на описи может быть заверена оттиском его печати без воспроизведения Государственного герба РФ.

    Законодатель предусматривает возможность принятия нотариусом документов на хранение и без описи – при наличии соответствующей просьбы лица, передающего документы. Хотя Основы о нотариате ничего не говорят о том, в какой форме должна быть изложена просьба лица о принятии на храпение документов без описи, на практике во избежание в дальнейшем каких-либо недоразумений такая просьба оформляется в письменном виде. Кроме того, обязательным условием реализации такой возможности является также упаковка передаваемых документов надлежащим образом. Представленная лицом упаковка скрепляется печатью нотариуса, подписывается им и сдавшим эту упаковку лицом.

    При принятии документов на хранение по описи нотариус помещает принятые документы в отдельный пакет, который опечатывается и подписывается только нотариусом. Если документы принимаются нотариусом на хранение без описи, то они по его усмотрению могут быть помещены в отдельный пакет, который будет подписан и опечатан нотариусом.

    В случае принятия документов на хранение по описи нотариус несет ответственность за их сохранность. Отличительной особенностью принятия документов на хранение без описи является то, что нотариус в этом случае несет ответственность лишь за сохранность упаковки передаваемых документов.

    В подтверждение принятия на хранение документов нотариус выдаст сдавшему их лицу свидетельство по форме, утвержденной Минюстом России, следующего содержания.

    Второй экземпляр выдаваемого нотариусом свидетельства о принятии документов на хранение остается в нотариальном деле.

    Принятые на хранение документы подлежат возврату по окончании срока хранения либо ранее при наличии соответствующего заявления сдавшего их лица или вступившего в законную силу судебного решения. Документы выдаются нотариусом:

  • – лицу, сдавшему документы на хранение;
  • – лицу, уполномоченному действовать от имени лица, сдавшего документы;
  • – лицу, указанному в судебном решении.
  • Принятые документы могут быть выданы нотариусом лицу, сдавшему их, или уполномоченному лицу по предъявлении ими свидетельства о принятии документов на хранение и описи принятых на хранение документов, если документы передавались без упаковки. Если документы выдаются в соответствии с судебным решением, предъявление свидетельства о принятии документов на хранение и их описи не требуется, но в обязательном порядке должна быть предъявлена копия вступившего в законную силу судебного решения.

    Прежде чем выдать находившиеся на хранении документы нотариус помимо общих совершаемых действий сличает предъявленное ему свидетельство и опись со свидетельством и описью, находящимися у него в нотариальном деле. В случае предъявления нотариусу копии судебного решения он сличает содержащуюся в этом решении информацию с содержанием материалов соответствующего нотариального дела. Документы могут быть выданы только при отсутствии каких-либо расхождений между этими документами, а также при отсутствии у нотариуса сомнений в отношении личности обратившегося и его полномочий.

    В соответствии с п. 94 Правил нотариального делопроизводства лицо, которому вручаются документы, находившиеся на хранении у нотариуса, выдает нотариусу расписку в получении документов, остающуюся в нотариальном деле. Форма расписки утверждена названными Правилами и ее содержание сводится к следующему.

    Статья 97. Принятие на хранение документов. Нотариус принимает на хранение документы по описи. Один экземпляр описи остается у нотариуса, другой экземпляр выдается лицу, сдавшему документы на хранение.

    По просьбе лица нотариус может принять документы без описи, если они упакованы надлежащим образом (упаковка скрепляется печатью нотариуса, подписывается им и лицом, сдавшим документы). В таких случаях нотариус несет ответственность за сохранность упаковки.
    Сдавшему документы на хранение выдается свидетельство.
    Комментарий к статье 97
    Опись представляет собой документ составленный и подписанный лицом ее производящим. Нотариус, принимая документ на хранение, описывает его, в частности, он указывает дату составления документа, его номер, наименование, содержание, кем и когда выдан. Если документ помечен грифом «секретно» или «для служебного пользования», нотариус рекомендует сдать его на хранение по месту работы лица.
    Принимая документы на хранение, нотариус определяет состояние каждого из них (ветхость, сырость, оборван и т.п.) и оговаривает это в описи, поскольку подлинник документа сдают ему с надеждой на сохранность как самого документа, так и его содержания.
    Это обусловлено тем, что нотариус полностью ответственен за принятые на хранение документы.
    По просьбе лица, сдающего документы на хранение, нотариус может принять их без описи при условии, если они надлежащим образом упакованы. Здесь уже речь идет о состоянии не документов, а их упаковки. Затем нотариус должен так уложить документы (светозащитный конверт, целлофановый пакет и т.д.), чтобы ни в коей мере не нарушить упаковку. Последняя скрепляется печатью нотариуса, подписывается им и лицом, сдавшим документы. В этом случае нотариус несет ответственность только за сохранность упаковки.
    В подтверждение принятия документов на хранение сдавшему их лицу нотариус выдает свидетельство. В свидетельстве указываются место выдачи, число, месяц, год выдачи (прописью), фамилия и инициалы нотариуса, адрес помещения его конторы, фамилия, имя, отчество гражданина, сдавшего документы на хранение, место его проживания, на какой срок хранения сдан документ.
    Принятые на хранение документы хранятся в отдельном пакете в железных шкафах или сейфах, опечатанных печатью нотариуса.

    Передача документов нотариусу для хранения

    С момента принятия Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, принятых в 1993 года, установлена возможность передать документы нотариусу на хранение.

    Чаще всего с просьбой о хранении обращаются исполнительные органы (генеральные директора) обществ с ограниченной ответственностью в случае конфликта с участниками. Директор намерен прекратить деятельность, подал заявление об увольнении, участники по каким-то причинам затягиваю вопрос смены исполнительного органа и фамилия директора продолжает значиться в ЕГРЮЛ.

    Нотариус принять на хранение печать общества не может, это не документ. Устав общества всегда можно получить в налоговой инспекции, номера ОГРН и ИНН есть в реестре юридических лиц. Уникальным и ключевым является только запись в реестре, не печать и не пакет документов. Хранение у нотариуса влечет за собой расходы, и уверенности в том, что в перспективе расходы будут взысканы с участников общества нет, поэтому и нет смысла в манипуляциях подобного рода.

    Фактически хранение нотариусом документов при современных электронных реестрах как услуга мало востребована — как с юридической, так и с экономической точек зрения.

    В теории вопроса, в случае, если у Вас возникла необходимость обеспечить повышенную сохранность документов, то Вы можете обратиться за предоставлением нотариальной услуги по приему документов на хранение от физических и юридических лиц в нотариальную контору.

    Процедура передачи документов от юридических лиц выглядит следующим образом.

    При обращении юридического лица или его законного представителя в нотариальную контору для передачи документов на хранение, нотариусом составляется опись принятого с детальным изложением наименований документов, их реквизитов и фактического состояния (внешнего вида, целостности и т.п.). После принятия документов на хранение, нотариус в присутствии обратившегося лица упаковывает их в пакет, который заверяется подписями сторон и скрепляется печатью нотариуса. О передаче на хранение документов юридическому лицу нотариусом выдается зарегистрированное в реестре свидетельство установленной формы (Ф-22) с указанием в нем биографических данных сторон, времени и места составления, адреса расположения нотариальной конторы, срока хранения документов. Приложением к свидетельству является опись сданных на хранение документов.

    «По желанию лица, документы могут быть переданы нотариусу на хранение в определенном образом упакованном и опечатанном пакете. В указанном случае опись документов не составляется, а нотариус несет ответственность только за сохранность и целостность указанного пакета.»

    Получить в любое время переданные на хранение нотариусу документы может сдавшее их лицо по предъявлению ранее выданного свидетельства, либо в случае его утраты лицо, указанное в соответствующем решении суда.

    В центре
    Москвы
    Онлайн
    запись
    Бесплатная
    парковка
    Бюро
    переводов
    Различные
    формы оплаты

    Какие документы нужны для удостоверения согласия на выезд ребенка за границу? Возможно ли сделать согласие, если на руках только копия свидетельства о рождении ребенка?

    Для удостоверения согласия на выезд несовершеннолетнего ребенка за границу нотариусу необходимо предоставить документ, удостоверяющий личность каждого из родителей (если согласие выдают оба родителя одновременно), а также оригинал свидетельства о рождении ребенка для подтверждения родственных отношений. В случае, если указанные документы (или хотя бы один из них) исполнены на иностранном языке, потребуется также представить нотариально оформленный перевод их на русский язык.

    Если оригинал свидетельства о рождении ребенка предоставить невозможно (находится на руках у матери ребенка в другом городе и т.д.), родственные отношения можно будет подтвердить нотариально засвидетельствованной копией такого свидетельства при условии, что в паспорте родителя, который выдает согласие и не может предоставить оригинал, Отделом УФМС сделана отметка о рождении ребенка, выезжающего за границу, с подписью должностного лица, сделавшего такую отметку и печатью Отдела УФМС.

    Необходимо также предоставить нотариусу информацию о стране (странах) и сроках выезда ребенка, данные лиц, сопровождающих ребенка в поездке.

    Как правильно должна быть оформлена дарственная земельного участка между родственниками, какую информацию следует обязательно указывать в таком документе, и нужно ли заверять дарственную на землю у нотариуса? Ответы на все эти вопросы вы найдете в нашей статье.

    Вчера исполнился ровно год, как вступили в силу поправки к Гражданскому кодексу, требующие нотариального заверения решений общих собраний участников хозяйственных обществ.

    Нотариус в соответствии со ст. 86 Основ законодательства РФ о нотариате, может передать заявления граждан и юридических лиц другим гражданам и юридическим лицам. Перечень оснований для совершения данного нотариального действия является открытым.

    Принятие на хранение документов нотариусом – способ обеспечить сохранность особо ценных документов. В современных условиях большинство документов хранятся в электронных базах данных, потому хранить уставные документы предприятия как особо ценные смысла всё меньше. Однако есть немало других документов, которые есть смысл передать под ответственность нотариуса:

  • Различные свидетельства и письменные вещественные доказательства, за целостность и безопасность которых есть основания опасаться. В частности, это могут быть долговые расписки, оригиналы договоров и прочие бумаги.
  • Документы, представляющие интеллектуальную собственность и другие.
  • Что можно сдать на хранение под ответственность нотариуса?

    Нотариус ведет прием исключительно документов, то есть материальных носителей, соответствующих законодательству, а именно – закону № 77-ФЗ от 23.11.1994 г и в соответствии с Основами законодательства РФ о нотариате (от 1993 года). Потому возможна передача нотариусу таких документов:

    • Текстовые документы на бумажном носителе.
    • Аудиозаписи на различных носителях, как аналоговых, так и цифровых.
    • Графические изображения на бумажных, аналоговых или цифровых носителях. Это могут быть фотографии, рисунки, фотопленка и т.п.
    • Видеозаписи на различных носителях.
    • При этом нельзя сдать нотариусу на хранение печать предприятия, деньги, ценные бумаги и прочие предметы, которые не подпадают под определение «документа». Если требуется принятие на ответственное хранение подобных предметов, следует обратиться в банк и воспользоваться услугой депозитной ячейки. Большинство банков Москвы

      Как происходит передача документов на ответственное хранение нотариусом?

      Документы могут подаваться в запакованном или открытом виде. Если документы подаются открыто, процедура выглядит так:

    • Клиент осуществляет передачу бумаг нотариусу, личность человека устанавливается, как и его право действовать от имени юридического лица (если в этом есть необходимость).
    • В присутствии заинтересованных лиц нотариус составляет подробную опись всех документов. В эту опись включается название, реквизиты, описание состояния и прочие параметры, позволяющие идентифицировать документы.
    • Далее в присутствии тех же лиц документы запечатываются и скрепляются печатью нотариуса, а также подписями присутствующих.
    • Клиенту выдается свидетельство, подтверждающее факт принятия пакета на хранение, где указывается срок хранения и прикладывается опись.
    • Если документы упакованы, составляется только опись пакета. Подобные услуги в Москве чаще всего используются юридическим лицами для обеспечения правовой безопасности в ходе различных хозяйственных споров при наличии внутренних конфликтов на предприятии.

      Или просто приходите без записи.

      Вы можете попасть к нам в любое время без записи.

      Также вы можете позвонить к нам или задать вопрос через мессенджер

      И хранение документ и нотариус

      Принятие документов на хранение осуществляется нотариусом по просьбе заинтересованного физического или юридического лица. При приеме документов на хранение составляется опись документов, один экземпляр которой остается у нотариуса, другой выдается лицу, сдавшему документы на хранение. Без описи по просьбе лица нотариус может принять документы, если они упакованы надлежащим образом (упаковка скрепляется печатью нотариуса, подписывается им и лицом, сдавшим документы). В таких случаях нотариус несет ответственность за сохранность упаковки.

      Расширенная информация и консультация в разделе «Советы нотариуса»

      Смотреть все актуальные новости

      Купить электронную версию журнала могут только зарегистрированные пользователи. Пожалуйста, авторизуйтесь или зарегистрируйтесь .

      Произошла ошибка повторите попытку позже.

      Функционал находится в разработке, покупка журналов будет доступна в ближайшее время.

      Федеральная нотариальная палата (ФНП) – это некоммерческая организация, основанная на принципах самоуправления, саморегулирования и самофинансирования. Она объединяет всех нотариусов России посредством обязательного коллективного членства в ней нотариальных палат субъектов РФ. Нотариальные палаты субъектов РФ в свою очередь основаны на обязательном членстве в них всех нотариусов, занимающихся частной практикой на территории того или иного региона.

      ФНП осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации о нотариате, Федеральным законом «О некоммерческих организациях», другими правовыми актами органов государственной власти, международными договорами, Уставом ФНП, а также Профессиональным кодексом нотариусов Российской Федерации. При этом Палата обладает всеми правами юридического лица с полной финансово-хозяйственной самостоятельностью и аппаратом, позволяющим эффективно реализовывать возложенные на нее законодательством и Уставом функции по организации нотариальной деятельности, контрольные полномочия и представлять интересы нотариального сообщества в органах государственной власти.

      На данный момент Федеральная нотариальная палата объединяет 84 нотариальные палаты субъектов Российской Федерации.

      127006, Москва, Долгоруковская, 15, стр. 4-5

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *