Требования к текстам документам

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Организация и технологии документационного обеспечения управления

Текст — главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ. Пункт 3.19 ГОСТ Р 6.30-97, посвя­щенный тексту документа, начинается с указания на язык тек­ста. «Документ может быть составлен как на русском, так и на­циональном языке в соответствии с законодательством о госу­дарственных языках Российской Федерации и субъектов Рос­сийской Федерации». ГОСТ определяет также случаи, когда тек­сты документов пишутся только на русском языке. Только на русском языке текст оформляется при направлении документов:

• в федеральные органы государственной власти, органы го­сударственной власти субъектов Российской Федерации;

• на предприятия, в организации и их объединения, не на­ходящиеся в ведении данного субъекта Российской Феде­рации или расположенные на территории других субъек­тов Российской Федерации.

При составлении документа руководствуются следующими правилами.

Сначала уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет пра­вильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и харак­тер изложения текста.

Затем необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирую­щие порядок решения вопросов такого рода. Это самый глав­ный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно, если подобный вопрос решается составите­лем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обес­печит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку.

Далее изучаются ранее изданные документы как вышестоя­щей, так и своей организации, чтобы избежать противоречия с ними и дублирования, заострить внимание на нерешенных сто­ронах проблемы. Этот этап особенно важен при подготовке рас­порядительных документов.

Затем приступают к сбору информации по существу поставлен­ного в документе конкретного вопроса. Для этого могут быть при­влечены справки, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д.

Зная на основании законодательно-нормативных актов, как решаются подобные вопросы, и собрав всю необходимую ин­формацию, составляют проект документа.

В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые к текстам документов.

Прежде всего следует помнить, что чаще всего служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приво­димых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности и объек­тивности информации, фиксируемой в документе, максималь­ной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оцен­ка событий.

Полнота информации предполагает, что в документе изло­жена вся информация, необходимая для решения вопроса, по­ставленного в документе. Именно неполнота информации чаще всего заставляет запрашивать недостающие сведения, порождает переписку и задерживает решение вопроса.

Краткость достигается прежде всего отбором необходимой и достаточной информации, исключением повторений и излиш­них подробностей. Второстепенные факты, не влияющие на ре­шение вопроса, лучше отбросить. Каждое слово в тексте доку­мента должно нести смысловую нагрузку.

Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложе­ния. Четкость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, пись­мо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.

Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуман­ность формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит пе­ред определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слов. Например:

Повысить дисциплину помог переход на хозяйственный расчет.

Если поводом для создания какого-либо документа послу­жил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации-автора, дата документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту. Например:

В соответствии с приказом Федеральной архивной службы России от 11.12.97 № 401 «Об организации учета особо ценных документов . »

В соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 1’5.06.95 № 1474-РП «О мерах по стимулированию жилищного строительства».

К особенностям делового стиля относится широкое приме­нение устойчивых языковых формул — языковых оборотов, ис­пользуемых в неизменном виде. Они вызваны прежде всего по­вторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной огра­ниченностью деловой речи. При использовании компьютера эти стандартные фразы и выражения вводятся в память машины.

Для стиля служебных документов характерно также употреб­ление устойчивых словосочетаний, так как в деловой докумен­тации большинство слов употребляется только с одним или ог­раниченной группой слов. В методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов приведен об­ширный алфавитный список наиболее употребляемых в деловой речи глагольно-именных словосочетаний по второму (именно­му) компоненту*. Например: акт — совершать, составлять, подписывать, утверждать; заявка — выполнять, давать, делать, по­давать, принимать, отклонять, удовлетворять и т.д.

* Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации. -М.: Главархив СССР, 1982, с.24-43.

Примеры употребления стандартных фраз, выражений и сло­восочетаний в служебных документах рекомендуется давать как приложения в инструкциях по делопроизводству или в правилах составления и оформления документов конкретных учреждений.

Большое внимание нужно уделять отбору слов. Следует из­бегать тавтологии — использования в одном предложении одно­коренных слов. Например: следует отметить следующее, май месяц, пять человек детей, памятный сувенир и т.п.

Трудности в восприятии текста документа часто вызывает наличие профессиональных терминов. Их употребление должно быть ограничено. В том случае, если термин может оказаться непонятным адресату, а его заменить нельзя, следует в скобках дать его объяснение.

Недопустимо употребление в служебных документах разговор­ных и устаревших слов, архаизмов. Например: канцелярист и т.д.

Служебные документы отличает нейтральный тон. Пере­писка ведется от третьего лица, единственного или множест­венного числа, местоимения заменяются существительными (фирма просит, банк не возражает, завод направляет или на­правляем, считаем возможным, перечисляем и т.п.). В распоря­дительных документах, отражающих принцип единоначалия, текст излагается от первого лица. Так же пишутся объясни­тельные записки, заявления, большая часть докладных записок (приказываю, предлагаю, прошу).

В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения от третьего ли­ца единственного числа (совет постановляет, правление решило).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного лица (постановили, решили, предлагаем).

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного лица (слушали, выступили, поста­новили), а запись выступлений ведется от третьего лица единст­венного числа (Иванов возражает . и предлагает).

Широко применяются в служебных документах сокращенные слова и словосочетания, что уменьшает объемы документов и ус­коряет восприятие информации. Например: военно-морские силыВМС; отдел труда и зарплаты — ОТЗ; абсолютный — абс.; страни­ца — с.; так далее — т.д.; смотри — см. и т.д. Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому применяются общепринятые сокращения. Кроме того, рекомендуется при первом употребле­нии сокращения в тексте в скобках давать его расшифровку. На­пример: ОРД (организационно-распорядительная документация). Написание сокращений ведется в соответствии с классификато­рами технико-экономической информации, требованиями госу­дарственного стандарта* и правилами русской орфографии. Од­нако эти документы не всегда бывают под рукой, поэтому реко­мендуется использовать словарь сокращений ** русского языка.

* ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федера­ции. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов, п.4.12. Сокращения.

** Алексеев Д. И, Гозман И.Г., Сахаров Г.В. Словарь сокращений русского языка. — М.: Русский язык, 1984.

Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие один вопрос, документы значительно легче в обработке (регистра­ция, постановка на контроль, формирование в дела), направлении на исполнение. Сложные документы чаще всего касаются несколь­ких самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных структурных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Их обработка вызывает некоторые трудности (при регистрации вносится несколько вопро­сов, при постановке на контроль выделяется каждый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос о помещении такого документа в де­ло. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов (письма, докладные за­писки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу.

Протоколы, приказы, постановления обычно бывают слож­ными по содержанию. Они формируются в отдельные дела, на обложках которых содержание не раскрывается, а указываются лишь вид документа, автор и дата.

При чтении документа большое значение имеет последова­тельность представления информации, четкое выделение ее ос­новных частей, т.е. структура текста. Под структурой текста понимается совокупность текстовых компонентов, расположен­ных в определенной последовательности.

Обычно в тексте документа выделяются две смысловые час­ти: в одной излагаются причины, основания или цели составле­ния документа, в другой — выводы, предложения, просьбы, рас­поряжения, решения, рекомендации. Например:

В январе 1998 г . институт проводит конференцию «Проблемы развития предпринимательства в России». Будут обсуждены про­блемы структурных изменений в экономике и развития предприни­мательства.

Просим принять участие и подготовить свои предложения.

Декан факультета И.А. Скокшина

В последние десятилетия для облегчения восприятия ин­формации и выделения сути документа рекомендуется начинать его с заключительной части, т.е. с изложения существа вопроса: просьбы, предложения и т.п., а затем подкреплять их обоснова­ниями. Например:

Прошу дополнительно выделить 30 тыс. руб. на приобретение ПЭВМ для лаборатории.

Предполагается проведение лабораторных занятий по состав­лению документов, редактированию текстов, организации спра­вочной работы, контроля за исполнением документов. Количество ПЭВМ в лаборатории рассчитывается на обеспечение занятий од­ной подгруппы студентов.

Можно составлять документы только из заключительной части, например, письма и заявления с просьбой — без мотиви­ровки, приказы — с одной распорядительной частью. Например:

Прошу принять меня на работу оператором ЭВМ на 1,5 став­ки с 15 августа 1998 года.

Яковлева Александра Николаевича, младшего референта, 01 сентября 1998 года по собственному желанию, ст.31 КЗОТ РСФСР.

Для лучшего восприятия документа его текст делится на аб­зацы — простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обыч­но абзац содержит не более двух — трех предложений. С абза­ца начинается каждая новая мысль. Подобный прием помога­ет вдуматься в содержание документа, сделать небольшие ос­тановки при его чтении.

ГОСТ рекомендует печатать абзац, отступив пять печатных знаков. В США и Великобритании рекомендуется текст документов печатать через один интервал, а каждый новый абзац отделять от предыдущего двойным интервалом, но начинать от полей.

Тексты документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части: разделы, подраз­делы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими циф­рами. Порядок нумерации должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 1.5-92* Номер каждой части включает номера соответ­ствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например, номер подпункта включает номера раздела, подраз­дела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделя­ются точками, но в конце номера точка не ставится. Например: 1.2.1, 1.2.2, 2.9.1 и т.д.

* ГОСТ Р 1.5-92, п. 4.2, 4.3.

Структура текста отдельных видов документов может быть пре­допределена нормативными актами, в которых указывается, из ка­ких частей документ состоит. Так, например, составляются долж­ностная инструкция, положение о структурном подразделении.

Особые требования предъявляются к составлению бухгалтер­ских документов.

Первичные бухгалтерские документы выполняются, как пра­вило, на унифицированных бланках, при их составлении лишь вписываются (заполняются) части текста. К их заполнению нормативные акты предъявляют особые требования.

Записи в первичных финансовых документах производятся чернилами, пастой шариковой ручки или при помощи пишу­щих машин и средств механизации. Свободные строки прочер­киваются.

Информация в первичных документах фиксируется как в виде текста, так и в цифровом виде. В отличие от документов других систем документации, в бухгалтерских документах подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Если допущена ошибка, то неправильный текст или сумма не замазываются, как это делается в обычных документах, а за­черкиваются одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и над зачеркнутым надписывается исправленный текст или сумма. Затем исправление оговаривается надписью «исправлено» и подтверждается подписью лица, подписавшего документ, и датой исправления.*

* Инструкция по ведению бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях. М.: Министерство финансов РФ, 2000, с.7.

В определенных видах финансовых документов исправления не допускаются. Об этом сказано в п. 5 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»: «Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согла­сованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений».

В первичных бухгалтерских документах показатели денежных сумм часто выражаются не только цифрами, но во избежание возможных ошибок даются и в словесном варианте. При их на­писании следует помнить, что количественные числительные склоняются, при этом изменяются все части сложных и состав­ных числительных. Например: с восьмьюстами тридцатью пя­тью рублями, до трехсот семидесяти тысяч рублей.

В настоящее время широкое распространение получили ан­кеты — «опросные листы для получения определенных сведе­ний»*. Наиболее известны кадровые анкеты для получения дан­ных о тех, кто их заполняет.

* Толковый словарь русского языка. Под ред. Д.Н. Ушакова. T . I . М., 1935, с.41.

Анкетирование — один из основных методов в социологи­ческих исследованиях. С его помощью удобно собирать любые сведения по заранее разработанной определенной программе. В анкете текст формализован, информация расположена в строго зафиксированной последовательности. Их легко обраба­тывать с помощью ЭВМ. Постоянная информация в анкете должна быть представлена в тщательно продуманных и сфор­мулированных, с однозначным пониманием вопросах. Если вопрос может быть понят по-разному, ответы свести будет крайне сложно. В ГОСТ Р 6.30-97 указано: «При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуе­мого объекта должны быть выражены именем существитель­ным в именительным падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошед­шего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согла­совываться с наименованиями признаков».

Переменная информация в анкете может быть выражена за­ранее подготовленным ответом типа «да-нет», развернутым от­ветом, числовыми показателями.

Основные требования к тексту организационно-распорядительных документов. И информации теория документной практика прибавочной стоимости прибавочной стоимости методическое обеспечение. Финансах.

4. Основные требования к тексту организационно-распорядительных документов

Текст документа (реквизит 19) — основной реквизит, определяющий причины и цель его составления и оформления. Аргументами создания документа могут быть: актуальность воп роса, целесообразность, выбор вида документа, компетентность автора.

Приоритетные требования к документу — правдивость, точность, достоверность отражения проблемы, юридическая безупречность, грамотность и логичность изложения, максимальная краткость при сохранении полноты содержания, ясность аргументации.

Применение официально-делового стиля изложения при звано учитывать, что документ — стимул и мотивация дей ствия. Ясность и краткость изложения достигаются заменой сложных предложений простыми, пространственных рассуж дений — лаконичными, исключением повторений и однородных определений. Каждое слово в тексте должно нести четкую смысловую нагрузку. Нейтральный тон, изложение от третьего лица, замена местоимений существительными характерны для таких текстовых конструкций, как «администрация располагает», «предприятие направляет», «ученый совет рекомендует».

Исключение составляют тексты распорядительных доку ментов (приказов, распоряжений, указаний), в которых изло жение, в силу принципа единоначалия, ведется от первого лица. От первого лица оформляются заявления и записки (доклад ные и записки).

Структурное построение текста документа позволяет выделить две основные (смысловые) части:

Цели создания, принципы управления и побудительные мотивы (факты, ситуации, причины) к составлению документа;

Выводы, предложения, инициативы, просьбы, указания к действию.

Пунктуационные особенности документной информации состоят в том, что каждая новая мысль начинается с абзаца; тексты документов большого объема предпочтительно делить на разделы, пункты, подпункты с помощью арабских цифр (в алгоритмической последовательности).Практике документационного обеспечения известны методы унификации текстов в виде трафарета, анкеты, таблицы, широко применяемые и в программном обеспечении автоматизированных информационных систем. При этом под трафаретом понимается заранее подготовленный унифицированный текст, состоящий из постоянной информации с пробелами (интервалами), предназначенными для переменной информации о конкретной ситуации. Применение трафарета текста позволяет сократить время подготовки документа в 3—3,5 раза.

В соответствии с требованиями ГОСТа 6.30-97 текст документа составляют на русском или национальном языке. На русском языке пишут тексты при направлении их в федеральные органы власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Таблица и анкета позволяют излагать текст без обычных грамматических связей с применением упрощенных лексических композиций. Таблица удобна для изложения однотипного характера, в том числе и фрагмента документа. В анкетах собирается информация по конкретно поставленным вопросам на основе заранее подготовленной программы. Анкета, как и трафарет, содержит постоянную (вопросы) и переменную (ответы) информацию. Подобно таблице, анкета не содержит предложений, а излагает лишь необходимые для данной организации сведения. Таковы, к примеру, кадровые документы (личные дела, карточки персонального учета и т. п.).

Общие требования к текстам документов. Типы текстов (текст-трафарет и др.)

Текст- главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ. ГОСТ

Приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами.

Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста.

Во-вторых, необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно если подобный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку.

При составлении распорядительных документов, например, приказов, следует, кроме того, изучить ранее изданные распорядительные документы как вышестоящей, так и своей организации, чтобы избежать противоречия с ними и дублирования, заострить внимание на нерешенных сторонах проблемы. Этот этап подготовки документа также легче провести, имея в памяти компьютера тексты распорядительных документов.

Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в документе конкретного вопроса. Для этого могут быть привлечены справки, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д., как имеющиеся на бумаге, так и находящиеся в памяти компьютера,

Зная на основании законодательно-нормативных актов, как решаются подобные вопросы и собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа. При этом используют трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений.

Проект документа редактируется и согласовывается. Последний этап — окончательное оформление и подписание документа.

Важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста. Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения. Краткость достигается прежде всего отбором необходимой и достаточной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку. Достичь ясности в изложении помогают смысловая точность подбора слов и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слов.

Большое внимание нужно уделять отбору слов. Следует избегать использования в одном предложении однокоренныхслов, тавтологии. Для стиля служебных документов характерно употребление устойчивых словосочетаний, так как в деловой документации большинство слов употребляется только с одним или ограниченной группой слов.

Широкое распространение в служебных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации.

Тем, кто составляет документы, и тем, кто занимается их перепечаткой или вводом в компьютер, необходимо знать самые распространенные корректурные знаки, которые применяются при работе над текстом.

Корректурные знаки — это система условных обозначений, применяемых при правке рукописей.

Текст документа делится на абзацы — простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух — трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. Подобный прием помогает вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановки при чтении документа.

Унифицированный текст управленческого документа может быть представлен в виде трафарета, анкеты, таблицы.

Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая характеризует конкретную ситуацию, отражаемую данным документом.

Составление документов с применением трафаретных текстов основано на использовании часто повторяющихся текстов документов или их части в сочетании с изменяющейся частью письма. Трафаретная часть документов заранее отпечатывается на бланке или вводится в память компьютера, а изменяющаяся часть текста дополнительно заполняется от руки, печатается на пишущей машинке или на компьютере.

Трафаретные тексты очень удобно использовать при рассылке однотипных писем широкому кругу адресатов. Это может быть приглашение на конференцию, предложение услуг, поздравление постоянных клиентов фирмы с праздником, напоминание об оплате и т.п.

Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях деятельности, причем как в пределах одного предприятия, учреждения, фирмы, так и системы однородных предприятий или учреждений, организаций одного ведомства или группы однородных учреждений и предприятий разных ведомств.

Помимо трафаретных текстов часто применяются наборы стандартных фраз и выражений, используемых в переписке, при составлении актов, справок и др. информационно-справочных документов.

Анкетирование — один из основных методов в социологических исследованиях. С его помощью удобно собирать любые сведения по заранее разработанной определенной программе

Таблица-это перечень сведений о чем-либо или о числовых данных, приведенных в определенную систему и расположенных по графам. Таблица позволяет представить информацию в наиболее компактном и наглядном виде.

Таблица может иметь заголовок, который кратко, но точно отражает ее содержание.

В конце заголовка и подзаголовка таблицы точка не ставится. Заголовки граф формулируются в единственном числе и всегда в именительном падеже.

studopedia.org — Студопедия.Орг — 2014-2020 год. Студопедия не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования (0.001 с) .

16 Общие требования к тексту документа, Требования к оформлению реквизитов «заголовок» и «приложения»

Тексты документов пишут на русском языке при направлении их в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст должен излагаться от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываю», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документа. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употреблять неконкретные формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.д.

Заголовок дела состоит из следующих элементов: названия вида дела (переписка, протоколы, приказы и т.д.), названия структурного подразделения и краткого содержания документов дела.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется следующим образом: ‘ Приложение: на 12 л. в 4 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, указать количество листов и экземпляров каждого.

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Приложения оформляются на стандартных листах и имеют все необходимые реквизиты.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера

Требования к текстам документам

Требования к тексту документа [c.91]

Важнейшим требованием к тексту документа является последовательность изложения отдельных его положений. Она облегчает чтение и усвоение содержания документа. , N — [c.20]

ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА [c.26]

Раздел 2. Требования к текстам документов [c.43]

Перечислите требования к тексту документов. [c.296]

Г л а в а 3 ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА [c.36]

Каковы общие требования к тексту документа [c.42]

Стандарты на ОРД установили состав реквизитов, правила их оформления и расположения, требования к бланкам, к текстам документов и документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств. [c.44]

В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые к текстам документов. [c.92]

Какие общие требования предъявляются к тексту документа [c.115]

Эти стандарты изданы суммарным тиражом около 1 млн. экземпляров и описаны в ряде книг и брошюр [85, 100, 108], поэтому остановимся только на самых общих их особенностях. Стандарт «Основные положения», имеющий теперь измененное название [29], содержит требования к оформлению документов, в значительной части известные, но применявшиеся не систематически. Это правила адресования, оформления резолюций, грифов утверждения и согласования, способов оформления дат, обязательности заголовка к тексту большинства документов, нумераций участков текста, визирования и подписания и др. [c.35]

Ряд документов оформляется в виде телефонограмм. Телефонограмма представляет собой разновидность служебного письма, подготавливаемого для оперативного решения служебных вопросов в виде, наиболее пригодном для передачи по линиям электросвязи. Использование в этих целях линий электросвязи (ъ данном случае телефонных) предъявляет некоторые особые требования к тексту передаваемых по ним документов. Так, рекомендуется ограничивать объем текста не более чем десятью строками (примерно 30 слов), избегать труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов. [c.148]

Основополагающим государственным стандартом в области управленческой документации является ГОСТ 638 — 90 «Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению доку ментов «(введен с 01.01.91). В требованиях к оформлению документов содержатся указания по адресованию, согласованию, утверждению и датированию документов, чем обеспечивается единообразие в этих реквизитах, а также по рациональному размещению текстов в документах, порядку индексирования документов по общесоюзным классификаторам ОКУД и ОКПО. Необходимо учитывать и требование стандарта о проставлении реквизита переноса информации на машинный носитель. [c.178]

Дополнительно к настоящим требованиям в разделе 5 излагаются требования к текстам конкретных документов (письмо, докладная и служебная записки, телеграмма и др.) [c.52]

Факс — весьма распространенный способ передачи информации. Он удобен, поскольку со скоростью телефонограммы можно передать оригинальный текст со всеми его особенностями. С помощью факса может быть послан любой документ форматом А4. Особых требований к передаваемому документу нет, однако текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты. Макет факса приведен ниже. [c.83]

На стадии проекта исполнитель должен знать требования, предъявляемые к тексту документа, и требования государственных стандартов к оформлению документов. Значительно сокращает время составления документов использование типовых текстов и трафаретных бланков. Проект документа оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97. Перепечатанный и сверенный проект передается исполнителю для дальнейшего оформления — согласования, визирования, подписания. [c.173]

При выборе текстового редактора для работы вы должны учитывать многие факторы и сложность ваших документов, и масштаб (объемы) текстов, и требования к качеству документа на бумаге, и характер материалов (например, простая беллетристика или таблицы, формулы, уравнения и т. п.). [c.49]

Одно из главных требований к тексту — краткость изложения. Тексты писем, факсов и других документов не должны быть больше одной страницы. Исключение составляют контракты и договоры, объем которых не ограничивается. Краткость текста достигается лаконичностью изложения, заменой сложных предложений простыми, исключением повторений и излишних подробностей. [c.46]

При анализе документов обычно обращается внимание на следующие моменты О соблюдение общих требований к тексту О отсутствие типичных языковых ошибок О соблюдение этикета делового общения. Давайте и мы обратим внимание на эти моменты. [c.67]

Документ отражает объективную действительность, поэтому первое требование к содержанию документа — точное и правильное освещение событий. Формулировки документа должны быть правильными в юридическом отношении. Текст документа должен быть четким, не допускающим различных толкований. Краткость документа неразрывно связана с его конкретностью и точностью. [c.288]

Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов [c.16]

Своевременная и доброкачественная документация хозяйственных операций является необходимой предпосылкой правильной постановки учета и контроля. Небрежное или несвоевременное составление документов приводит к отставанию бухгалтерского учета, к дезорганизации всей учетной работы. Поэтому к оформлению документов предъявляются определенные требования. Первичный документ должен быть написан чернилами или химическим карандашом или же напечатан на пишущей машинке, либо изготовлен при помощи средств механизации учета (например, ЭВМ) четко и ясно, без помарок, подчисток и исправлений. Исправлять ошибки как в текстовой части, так и в цифровых данных следует, зачеркивая неправильный текст, количество или сумму и надписывая правильные данные, причем зачеркивать следует лишь одной чертой, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Внесенные в документ исправления должны быть заверены лицами, первоначально подписавшими документ. В кассовых и банковских платежных документах вообще не допускаются никакие исправления. Итоговые цифровые данные документа обязательно повторяются прописью (текстуально). [c.46]

В стандартах, технических условиях и других нормативных документах, используемых для целей сертификации продукции, должны быть ясно и однозначно указаны те характеристики, показатели и требования, которые подтверждаются при сертификации. Тексты должны быть сформулированы четко, обеспечивая их точное и однозначное толкование, в соответствии с требованиями Руководства ИСО/МЭК 7 Требования к стандартам, применяемым при сертификации изделий . [c.96]

Как уже было отмечено, в настоящее время законодательство по бухгалтерскому учету не определяет требования к содержанию различных нормативных актов по бухгалтерскому учету и формально не устанавливает их иерархии все документы обязательны для применения организациями, о чем прямо сказано в тексте закона. Российские положения по бухгалтерскому учету распространяются, как правило, на организации, являющиеся по законодательству юридическими лицами (за исключением кредитных и бюджетных организаций). В некоторых случаях разрешается их неприменение малыми предприятиями. [c.536]

Договоры относятся к организационной документации, так как лежат в основе организации совместной деятельности предприятий, частных лиц или их взаимоотношений. Вместе с тем эти документы отличаются от всех прочих организационных документов, что определяется, прежде всего, сферой их применения. Поэтому договоры выделяют в отдельную группу и к их составлению предъявляют совершенно особые требования. Можно сказать, что в данном случае требования к текстам документов, сформулированные в документоведении, в наибольшей степени смыкаются с правовыми требованиями3. [c.75]

Выполнение одного из важнейших требований к тексту документов — точное изложение его сути — в значительной степени зависит от правильности употребления слов и словосочетаний с учетом их значения и формы. При составлении текстов документов необходимо учитывать нормы словообразования, управления, употребления предлогов10 (см. приложение 5). [c.17]

Из общих положений о требованиях к тексту укажем на следующие текст распорядительного документа должен быть лаконичным, ясным по мысли, терминологически точным. В тексте следует избегать сложных придаточных предложений, большого числа причастных и деепричастных оборотов. Языковые конструкции должны содержать устоявшиеся, стандартные словосочетания, текст излагается в повелительной форме. [c.31]

Специфические требования к тексту отдельных видов распорядительных документов, макеты1, образцы и примеры их оформления будут приведены ниже (гл. 4). Здесь кратко изложим требования к оформлению таблиц и выводов. [c.32]

Официально-деловой стиль имеет свою специфику. Одно из основополагающих требований к языку документов — точность, однозначность высказывания. В связи с этим автору и редактору приходится порой действовать в ущерб красоте стиля, заботясь о ясности смысла. Обычно повторение одного и того же слова (или однокоренных слов) в пределах небольшого текста считается стилистической ошибкой. Но ситуация не может быть оценена столь определенно, если речь идет о повторении терминов. Специальная лексика обладает рядом особенностей, которые необходимо учитывать. Значение термина специфично, он чаще всего не имеет абсолютных синонимов и не может быть заменен другим словом без изменения сути высказывания. Поэтому нередко приходится делать исключение для текстов, насыщенных терминологией, и сохранять словесные повторы ради точности смысла. [c.141]

По поводу этого реквизита на технико-экономическом уровне может быть найден ответ на два вопроса 1) необходим ли заголовок к тексту документа данного формата 2) как его рационально оформить Что касается его содержания, то требования к нему формируются при создании автоматизированных систем обработки организационно-распорядительной документации1. [c.90]

Сокращение объема документооборота связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкой унифицированных требований к текстам, а также использованием бездокументных связей. Опосредованное влияние на документооборот оказывают такие составляющие документаци-онного обеспечения управления, как информационно-поисковая система учреждения, система контроля исполнения документов. Необходимо также установление оптимальных сроков документооборота по типовым вопросам, решаемым в деятельности учреждения, и наиболее рациональных маршрутов движения кортежей документов (по каждому типу решений). [c.81]

Значение и роль информации в работе менеджера — Виды служебных документов — Требования к агужебным документам — Текст документов — Организация работы с документами — Использование ЭВМ в работе с документами [c.276]

Начинается работа над исходящим документом с составления его проекта. На этой стадии исполнитель должен знать требования, предъявляемые к тексту документа, и требования ГОСТов к оформлению документов. Значительно сокращает время составления документов использование типовых текстов и диктофонов. Рукопись проекта документа или фонограмма передаются в машбюро или диктофонно-машинописное бюро. Машинистки оформляют документ строго в соответствии с требованиями ГОСТов. Перепечатанный и сверенный проект документа передается исполнителю для дальнейшего оформления — согласования, визирования, подписания. [c.136]

Подсистема АКИД четко определяет требования к тексту и резолюции контролируемых документов, а также критерия их исполнения. [c.154]

Закон о бухгалтерском учете — документ первого, высшего уровня должен быть по возможности краток и лаконичен. Он должен содержать либо обязательные для исполнения нормы, либо нормы — принципы, в соответствии с которыми строится и законодательство более низких уровней. Из текста закона должны быть исключены по возможности понятия и определения. С нашей точки зрения, в законе должны быть задекларированы основные принципы формирования достоверной информации — выполнения главной задачи бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Соответствующая самостоятельная статья в главе Основные требования к ведению бухгалтерского учета должна так и называться Основные принципы формирования полной и достоверной информации . Эти принципы должны быть сконцентрированы в одной статье закона, а не распылены в его разных пунктах и статьях, как это имеет место сейчас, так как именно они должны являться той отправной точкой, тем аргументом, тем обоснованием, которым должен руководствоваться профессиональный бухгалтер при формировании способа бухгалтерского учета, своего суждения в случаях, когда действующие нормативные акты всех уровней не дают ответа на тот или иной вопрос или их последовательное применение не обеспечивает формирование полной и достоверной информации об объектах бухгалтерского учета. [c.528]

Иллюстрации располагаются как по тексту документа (возможно ближе к соответствующим частям текста), так и в конце его выполняются в соответствии с требованиями стандартов ЕСКД и СПДС. [c.11]

Общие требования к тексту документа.

Текст является основным элементом документа.

Текст составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ.

Текст может быть оформлен в виде анкеты, связного текста, таблицы или соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени. Например: «имеете», «владеете», «были», «находились».

В таблицах графы (столбцы) и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы (столбцы) должны быть пронумерованы и на последующих страницах печатают только номера этих граф.

Связный текст управленческих документов обычно состоит из двух основных частей.

В первой части кратко излагаются причины или основания составления документа, информация по рассматриваемому вопросу, ссылки на основополагающие документы. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д.

Если документ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Во второй части текста излагаются выводы, предложения, распоряжения, которые можно разбивать на пункты и подпункты, нумеруя их арабскими цифрами. Действия или выводы однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст может содержать одну заключительную часть.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа. Например: «приказываю», «предлагаю», «прошу».

В документах коллегиальных органов текст излагают от первого лица множественного числа. Например: «постановляет», «решил».

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа. Например: «слушали», «выступили», «постановили».

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа. Например: «отдел осуществляет функции», «комиссия установила».

В письмах используют следующие формы изложения:

-от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем»);

-от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

-от третьего лица единственного числа («организация не возражает», «организация считает возможным»).

Постоянная информация в тексте документов различных видов может быть оформлена в виде трафаретного текста, а переменная вносится при создании определенного документа.

Текст официальных документов на формате А4 обычно оформляется через 1 — 1,5 интервала шрифтом № 13, 14 или 15 Times New Roman. (Для оформления табличных материалов рекомендуется использовать размер шрифта № 12.) Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля, мм: 30 — левое; 10 — правое; 20 — верхнее; 20 — нижнее.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Для студентов недели бывают четные, нечетные и зачетные. 9465 — | 7448 — или читать все.

176.212.179.37 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)

очень нужно

41) Общие требования к текстам управленческих документов.

Прежде всего, следует помнить, что чаще всего служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приво­димых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.

Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий. Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе. Именно неполнота информации чаще всего заставляет запрашивать недостающие сведения, порождает переписку и задерживает решение вопроса.

Краткость достигается прежде всего отбором необходимой и достаточной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Второстепенные факты, не влияющие на решение вопроса, лучше отбросить. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку.

Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения. Четкость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.

Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуманность формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слов.

Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные.

Обычно в тексте документа выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания или цели составления документа, в другой – выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, рекомендации.

Тексты документов могут содержать одну часть: приказы – распорядитель­ную без констатирующей части; письма – просьбы без пояснения; справки, докладные записки – констатацию фактов без пояснения.

42) Алгоритм подготовки распорядительного документа.

1. Усвоение задачи.

2. Сбор материала и его анализ, в том числе на предмет:

а) возможной связи (корреспонденции) проверяемого документа с уже существующими;

б) достоверности содержащейся в документах информации (следует проверять правильность указания названий, организационно-правовых норм предприятий, должностей, фамилий, реквизитов).

3. Подготовка текста исполнителем, включая его редактирование.

а) текст печатается шрифтом 12 Times New Roman Cyr;

б) сохраняется на диск X в формате rtf;

в) имя файла начинается с входящего номера по системе «Делопроизводство», должно содержать наименование подразделения, из которого пришел запрос и фамилию исполнителя;

г) следует избегать сложных предложений и следить за тем, чтобы один абзац содержал одну законченную мысль;

д) отвечать следует на поставленные вопросы, проявляя при этом повышенную вежливость. Ответ должен быть понятен, четок и прост. Главное — не красивый ответ, а решение поставленной проблемы;

е) перед распечатыванием проверяется положение документа на странице;

ж) внизу страницы пишется Ф.И.О. исполнителя и номер телефона.

4. Считывание текста исполнителем. При этом проверяется:

а) соответствие содержания документа преследуемой цели, смысловая целостность и завершенность документа, внутренняя логическая и структурная взаимосвязь отдельных информационных блоков, последовательность изложения информации;

б) соответствие действующему законодательству;

в) грамматические и стилистические ошибки (падежи, времена, склонения, лица, пунктуация и др.);

г) фактические данные (даты, фамилии, телефоны, названия, номера, адреса, иные реквизиты, с учетом их актуальности и правильности написания и т.д., а также соответствие шапки содержанию);

д) соответствие документа особым требованиям и пожеланиям руководства к форме и к стилю изложения (форма обращения к адресату, реквизиты, порядок простановки дат и др.).

Сложные документы должны сопровождаться дополнительным прочтением другого специалиста отдела.

5. Подготовка чистового экземпляра и его визирование.

6. Согласование текста с начальником отдела (прочтение и проверка правильности расставленных акцентов). При необходимости распечатка и визирование новой редакции.

7. Визирование заинтересованными подразделениями.

8. Обязательная тщательная проверка должностей, фамилий, реквизитов лиц.

9. Согласование текста с начальником департамента (прочтение и проверка правильности расставленных акцентов). При необходимости распечатка и визирование новой редакции.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *