Как ведется учет материальных ценностей

Учет материальных ценностей в бухгалтерии. Организация синтетического учета материалов

Бухгалтерский учет имущества должен обеспечить:

правильное оформление документов и своевременное отражение в учете поступления, внутреннего перемещения, выбытия имущества;

достоверное определение первоначальной стоимости имущества с учетом всех затрат, связанных с созданием, приобретением имущества;

полное отражение затрат по изменению первоначальной стоимости имущества при достройке, дооборудовании, модернизации, реконструкции, техническом перевооружении, частичной ликвидации;

оперативность (своевременность) учета имущества;

соответствие синтетического учета данным аналитического учета;

соответствие данных складского учета имущества данным бухгалтерского учета;

контроль за сохранностью имущества, принятого к бухгалтерскому учету;

сплошное, непрерывное и полное отражение движения (прихода, расхода, перемещения) и наличия имущества;

достоверное определение результатов от реализации и прочего выбытия имущества с учетом расходов, связанных с его выбытием (реализацией).

Для получения от поставщиков материальных ценностей банк выдает доверенности лицам, состоящим в штате банка, на бланках установленной формы. Доверенности подписываются должностными лицами, уполномоченными руководством банка, и оформляются его печатью.

Выдаваемые доверенности регистрируются в журнале учета доверенностей. В этом журнале до начала выдачи доверенностей должны быть пронумерованы все листы. Журнал ведется по следующей форме:

номер доверенности и дата ее выдачи;

срок действия доверенности;

должность, фамилия, имя, отчество лица, которому выдана доверенность;

расписка лица, получившего доверенность;

отметка о выполнении поручения поданной доверенности с указанием названия документа, его номера и даты.

На последнем листе журнала учета выданных доверенностей делается надпись за подписью главного бухгалтера (его заместителя): «В настоящем журнале пронумеровано. листов». Количество листов указывается прописью.

Получение материальных ценностей возлагается приказом по банку на определенных работников, с которыми заключается договор о полной материальной ответственности. При получении груза доверенные работники банка тщательно проверяют соответствие количества получаемых мест и знаков маркировки на них количеству грузовых мест и знакам маркировки, указанным в транспортной накладной, состояние тары и упаковки прибывших мест.

Учет материальных ценностей ведется на складе и бухгалтерии

Складской учет материалов осуществляется в натуральном выражении в карточках складского учета. Складской учет материалов включает в себя также организацию складских помещений, размещение материальных ценностей, заключение договоров о материальной ответственности, составление образцов подписи лиц, визирующих документы по отпуску материалов. Учет движения и отражение остатков материалов осуществляют в карточках учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении. Первичные документы после записи их данных в карточки складского учета передают в бухгалтерию. А лимитно-заборные карты передают по мере использования лимита, но не позднее первого числа следующего месяца. Сдачу документов в бухгалтерию оформляют реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов.

Синтетический учет материалов ведется на синтетических счетах 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

Действующим положением по учету материально-производственных запасов предусматриваются два варианта синтетического учета материалов:

Первый вариант предусматривает отражение учета поступления материалов без использования счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». В этом случае поступление материалов в сумме фактических затрат отражается по дебету счета 10 «Материалы» в корреспонденции со счетами расчетов и другими.

Второй вариант учета предполагает использование счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей», при этом синтетический учет материалов ведется по учетным ценам.

В дебет счета 15 относится фактическая стоимость поступивших материалов, прочие расходы, связанные с их покупкой, в том числе транспортно-заготовительные, в корреспонденции со счетами расчетов и другими. Таким образом, по дебету счета 15 отражается фактическая себестоимость приобретенных материалов. Записи по кредиту счета 15 производятся при оприходовании материалов на склад по учетным ценам. В конце месяца по данным счета 15 выявляется разница (отклонение) между фактической себестоимостью приобретенных материалов и их учетной стоимостью и списывается на счет 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

Превышение фактической себестоимости материалов над учетной стоимостью (перерасход) списывают бухгалтерской проводкой: Дт.16 Кт.15

«Превышение учетной стоимости материалов над их фактической себестоимостью (экономия) списывается бухгалтерской проводкой: Дт.15 Кт.16

Дебетовое сальдо по счету 16 списывается в конце отчетного месяца на счета, на которые были списаны отпущенные со склада материалы, пропорционально их учетной стоимости.

Кредитовое сальдо по счету 16 сторнируется в конце отчетного месяца в корреспонденции со счетами, на которые были списаны отпущенные со склада материалы, пропорционально их учетной стоимости.

Учет материальных ценностей

Особенности бухгалтерского учета материальных ценностей на предприятии

В современных условиях ни одно российское предприятие не обходится без использования материально–производственных запасов и материально – производственных ценностей в той или иной степени, поэтому бухгалтер любого предприятия сталкивается с необходимостью их учета. Правильное отражение ТМЦ в документации позволяет избежать проблем в ходе деятельности предприятия.

Нормативно — правовое регулирование учета материальный ценностей

Вопросы понятия, правового регулирования и учета товарно – материальных ценностей и материально – производственных запасов на предприятиях, в нашей стране осуществляется согласно следующим нормативным документам:

1) Гражданский кодекс РФ часть первая (п. 2 ст. 317 ГК РФ). В данном нормативно – правовом акте отражены косвенно вопросы регулирования приобретения ТМЦ в иностранной валюте. На основании положений данной статьи можно сделать вывод о том, что в том случае, если товарно – материальные ценности приобретаются в иностранной валюте, то их стоимость должна быть пересчитана по официальному курсу на день платежа;

2) Налоговый кодекс РФ – часть вторая. В п. 2 ст. 170 НК РФ сказано, что организации, которые освобождены от уплаты НДС, учитывают его величину в стоимости полученных ТМЦ, остальные же организации не учитывают в составе расходов на ТМЦ сумму входящего НДС.

3) Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 №402–ФЗ. В данном федеральном законе прописаны требования к проведению инвентаризации и к документальному оформлению ее результатов (ч. 4 ст. 11, ч. 3 ст. 11, ч. 4 ст. 9). В ч. ч. 1, 2, 4 ст. 9 закона № 402–ФЗ указаны первичные документы, которые являются основанием для отражений операций по выбытию товаров в результате порчи;

4) Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99: утв. приказом Министерства финансов РФ от 06.07.1999 № 43н (ред. от 08.11.2010). Согласно п. 20 ПБУ 4/99 запасы учитываются в составе оборотных активов;

5) Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально–производственных запасов» ПБУ 5/01: утв. приказом Министерства финансов РФ от 9.06.2001 №44н (с учетом последующих изменений и дополнений);

6) Методические указания по бухгалтерскому учету материально–производственных запасов: утв. приказом Министерства финансов РФ от 28.12.2001 № 119н (ред. от 24.10.2017).

Задачи бухгалтерского учета материальных ценностей

Основными задачами бухгалтерского учета товарно–материальных ценностей является своевременное отражение на счетах информации о поступлении товарно–материальных ценностей, первоначальной оценке, оценке ТМЦ на дату отчетности, учет движения, наличия (инвентаризация) и выбытия (использования) ТМЦ.

Выполнение задачи поддерживать оптимальное количество производственных и торговых запасов, не привлекая при этом излишних финансовых ресурсов предприятия, напрямую зависит от организации эффективного контроля за запасами и их корректного отображения в бухгалтерском учете. На предприятии на основе документов складского учета должен обеспечиваться своевременный учет материально–производственных запасов, отвечающий требованиям полного, непрерывного и достоверного отражения наличия и движения материальных и производственных запасов на предприятии.

Синтетический и аналитический учет материальных ценностей

Для обеспечения раздельного учета каждого вида имеющихся товаров и материалов, удобства учета и контроля, аналитический учет материальных ценностей ведется в разрезе номенклатуры имеющихся на складах материально–производственных запасов и фактических мест хранения ценностей.

Синтетический учет материалов ведется отдельно по каждому виду материальных ценностей на субсчетах балансового счета по учету товаров и материалов.

Учет товарно–материальных ценностей ведется на счетах бухучета в соответствии с требованиями Приказа Минфина № 94н от 31.10.2000 г. По законодательным нормам для этого предусмотрены следующие бухгалтерские счета:

счет 10 – для отражения движения материалов;

счет 41 – для отражения движения товаров;

счет 43 – для отражения движения готовой продукции. Товарно – материальные ценности признаются оборотными активами. Как и в случае с другими объектами, учет ценностей организуется согласно разработанному предприятием документообороту. В качестве первичных форм могут применяться унифицированные бланки или собственные, утвержденные руководителем организации.

Оприходование ТМЦ на склад сопровождается проводкой в зависимости от вида ценностей.

Дт 60 Кт 51 – с расчетного счета поставщику перечислены средства за ТМЦ.

Дт 41 Кт 60 – товар поступил, оприходование ТМЦ на склад.

Дт 19 Кт 60 – отражена сумма НДС по поступившим товарам.

Дт 68 Кт 19 – налог зачтен к вычету согласно счету–фактуре.

Поступление ТМЦ может производиться при покупке подотчетным лицом:

Дт 71 Кт 50 – выданы средства в подотчет сотруднику для покупки материалов.

Дт 10 Кт 71 – отражено поступление материалов по авансовому отчету.

Дт 19 Кт 71 – выделен НДС по приобретенным материалам.

Дт 68 Кт 19 – принят налог к вычету.

Дт 50 Кт 71 – остаток подотчета возвращен в кассу.

Поступление готовой продукции может отражаться по фактической себестоимости (Дт 43 Кт 20) или по учетной стоимости:

Дт 43 Кт 40 – учетная стоимость поступившей продукции,

Дт 40 Кт 20 – фактическая себестоимость,

Дт 90.2 Кт 40 – расхождение себестоимости и учетной стоимости (проводка делается в конце месяца).

Оприходование излишков ТМЦ выполняется по результатам инвентаризаций. Стоимость таких объектов в бухучете относится на сч. 91.1 в корреспонденции с соответствующим счетом учета ТМЦ.

Списание ТМЦ производится с обязательным заполнением оправдательной первичной документации. Причиной может быть отпуск ценностей в производство, негодность объектов или их порча.

Дт 20 (25, 26, 44) Кт 10 – отражен отпуск ТМЦ в производство (на общепроизводственные, хозяйственные цели, на расходы по продаже товаров).

Дт 79 Кт 10 (43, 41) – переданы в подразделение компании материалы (товары или готовые изделия).

Дт 94 Кт 10 (41, 43) – на основании акта отражено выбытие утраченных ценностей в следствие недостачи или порчи.

Инвентаризация материальный ценностей

В идеале все материальные ценности и обязательства предприятия, по факту должны соответствовать данным бухгалтерского учета. Для того чтобы максимально приблизиться к достоверности учетных данных, и существует такой метод учета, как инвентаризация. Она представляет собой периодическое сопоставление фактических и учетных данных по имуществу и обязательствам компании.

Кроме проверки наличия объектов и обеспечения достоверности учета, инвентаризация преследует следующие цели:

– анализ состояния имущества с точки зрения его рыночной стоимости и необходимости переоценки или списания;

– проверка соблюдения условий эксплуатации основных средств и хранения других видов ТМЦ;

– выявление просроченной задолженности и анализ причин ее возникновения.

– инвентаризация проводится не только по собственному имуществу и обязательствам, но и по арендованным объектам, а также по ценностям, принятым для переработки.

Законодательно определяются обязательные случаи проведения инвентаризации, которые закреплены в п.27 Положения о ведении бухгалтерского учета и отчетности. Среди случаев обязательного проведения сверки значатся:

– необходимость составления ежегодной бухгалтерской отчетности;

– увольнение и прием на работу новых материально ответственных лиц, в число которых входят в первую очередь кладовщики и кассиры;

– сдача имущества или оборудования в аренду;

– случаи выявления хищений или порчи имущества и ТМЦ;

– повреждение имущества организации в результате стихийных бедствий или чрезвычайных ситуации;

– ликвидация компании или предприятия.

Главной целью, по которой необходимо проводить инвентаризационную сверку является меры, по сохранению имущества компании или предприятия, а также организация своевременной процедуры расчетов по налогам и хозяйственным договорам.

Учет, контроль и управление материальными ценностями

Бухгалтерский учет товарно–материальных ценностей имеет довольно обширную сферу деятельности. Наличие, сохранность, нормативы использования, качество учета и контроля, обеспечение эффективности – являются основополагающим аспектом правильности деятельности предприятия и гарантий его развития. Именно поэтому перед бухгалтерами стоит сложная задача по поиску новых способов и инструментов контроля и анализа, источников информации, являющихся достоверными и полными. Анализ теории самого процесса учета показывает, что этот предмет имеет базовые правила, ведется на основе законодательства и стандартов, но конкретной формы и поэтапной структуры контроля по отдельным элементам учета до сих пор не существует . Исходя из этого, на основе международного опыта и теоретических источников информации, имеются определенные возможности совершенствования учета, с помощью которых будет легче контролировать сохранность и эффективность использования товарно – материальных запасов.

Мировой бухгалтерский опыт показывает, что наиболее эффективная реализация контрольной и аналитической функций бухгалтерского учета возможна в условиях разделения бухгалтерии на две самостоятельные – финансовую и управленческую

В управленческой бухгалтерии создается возможность контроля за сохранностью и использованием ресурсов, а также выявления финансовых результатов по центрам ответственности. Центры ответственности – это подразделения производственного, снабженческого и сбытового характера, построенные исходя из наличия ответственного руководителя и подведения результатов по центрам деятельности.

Учетно–аналитическое обеспечение управления материальными ресурсами является системным процессом в исследовании экономической информации, осуществляемым в следующих целях:

– отражения данных о наличии и состоянии, а также движении материальных ресурсов;

– выражения оценки уровня эффективности применения МПЗ, отражения изменений в сопоставлении с предыдущим периодом, а также с плановыми и нормативными показателями;

– повышения финансовой устойчивости организации, ее платежеспособности и финансового состояния;

– сбора, переработки, хранения и передачи данных, необходимых для принятия управленческих решений, учета, анализа и контроля материалов.

Таким образом, учет товарно–материальных ценностей в коммерческой организации, нуждается в разработке специально подобранной для конкретного случая методики. Эта методика отражается, как в учетной политике, так и во внутренних регламентах предприятия по работе с ТМЦ.

Учет движения материальных ценностей

Материалы подготовлены группой консультантов-методологов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, согласно статье 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Хозяйственные операции, не оформленные первичными учетными документами, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета.

Первичные учетные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Разработанные и утвержденные унифицированные формы первичной учетной документации в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 года №835 «О первичных учетных документах» должны применяться всеми организациями, независимо от их организационно-правовой формы.

В соответствии с Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 24 марта 1999 года №20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» в унифицированные формы первичной учетной документации, кроме форм по учету кассовых операций, утвержденных Государственным комитетом по статистике Российской Федерации, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения, включая код, номер формы, наименование документа. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно — распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться в части расширения и сужения граф и строк, включения дополнительных строк и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

К бухгалтерскому учету в качестве материально-производственных запасов, согласно пункту 2 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 9 июня 2000 года №44н «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01», принимаются:

· сырье, материалы, и другие активы, используемые при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг);

· активы, предназначенные для продажи (готовая продукция и товары);

· активы, используемые для управленческих нужд организации.

Согласно Российскому Энциклопедическому словарю сырье представляет собой сырье и материалы, подвергшиеся ранее воздействию труда и подлежащие дальнейшей переработке (например, добытая руда).

Различают первичное и вторичное сырье. К первичному сырью относятся уже названная нами добытая руда, хлопок-сырец, природный газ и так далее, вторичное сырье представляет собой пришедшие в негодность готовые изделия – металлолом, макулатура и другие.

Материалы представляют собой продукцию, которую расходуют с изменением формы, состава, состояния при изготовлении изделий, в том числе материалы, участвующие в сборке или производстве товаров на продажу. Стоимость материалов включается в себестоимость продукции.

Согласно пункту 42 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина Российской Федерации от 28 декабря 2001 года №119н «Об утверждении методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов» (далее Методические указания №119н), материалы – это вид запасов. К материалам относятся сырье, основные и вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, топливо, тара, запасные части, строительные и прочие материалы.

Полуфабрикаты собственного производства – это продукты, изготовление которых закончено в одном или нескольких цехах, но подлежащие дальнейшей обработке в других цехах или на других предприятиях.

Данные складского учета материально-производственных запасов, оперативного учета из движения в подразделениях организации должны соответствовать данным бухгалтерского учета материально-производственных запасов. Приведенное положение является одним из основных требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету материально-производственных запасов.

Материалы со складов поставщика или от транспортной организации получает уполномоченное лицо организации.

Право лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей от поставщиков оформляется выдачей доверенности (формы №М-2 и №М-2а). Унифицированные формы первичных учетных документов по учету материалов утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 30 октября 1997года №71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве» (далее Постановление №71а).

Доверенность оформляется в бухгалтерии в одном экземпляре и выдается получателю под расписку.

Организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер, применяют форму №М-2а и выдачу этих доверенностей регистрируют в журнале учета выданных доверенностей, который предварительно пронумеровывают и прошнуровывают.

Доверенности выдаются только лицам, работающим в данной организации, иным лицам выдача доверенностей не допускается. Выдаваемая доверенность должна быть полностью заполнена и должна содержать образец подписи лица, на имя которого она выписана. Согласно пункту 5 статьи 185 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее ГК РФ) доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати этой организации. Если юридическое лицо основано на государственной или муниципальной собственности, доверенность на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей, выдаваемая от имени такого юридического лица, должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации.

Доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, должна быть удостоверена нотариально, за исключением случаев, предусмотренных законом.

Как правило, доверенности выдаются на 10 — 15 дней, но в случае получения товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей доверенность может быть выдана на более длительный срок. Срок действия доверенности в соответствии со статьей 186 ГК РФ не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение одного года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.

Все материальные ценности, поступающие в организацию, должны быть своевременно приняты на учет соответствующими складами.

В некоторых случаях в интересах производства материальные ценности целесообразно направлять непосредственно в соответствующие подразделения организации, минуя склады. Тем не менее, такие материальные ценности в учете отражаются как поступившие на склад и переданные в цех или на участок. В первичных приходных документах делается отметка о том, что материальные ценности выданы подразделениям транзитом, то есть без завоза на склад или в кладовую. Следует учесть, что перечень материалов, которые могут транзитом направляться в подразделения и на участки организации, должен быть определен и оформлен приказом.

Материальные ценности, поступающие на склад организации, должны подвергаться тщательной проверке в отношении их соответствия ассортименту, количеству и качеству, указанных в документах поставщика.

Обращаем внимание читателей на то, что материалы должны приниматься к учету в соответствующих единицах измерения, по весу, объему, счету и так далее. По этим же единицам измерения устанавливается и учетная цена.

На практике нередки случаи, когда материалы поступают в одной единице измерения, например, в тоннах, а отпускаются со склада в другой единице измерения, например, в литрах. В такой ситуации принятие к учету и отпуск материалов должны отражаться в первичных документах, в складских карточках и регистрах бухгалтерского учета одновременно в двух единицах измерения. При этом вначале записывается количество в той единице измерения, которая указана в документах поставщика, а затем в скобках — количество в единице измерения, по которой материалы будут отпускаться со склада.

Если в документах поставщика указана более крупная или более мелкая единица измерения, чем принято в организации, такие материалы принимаются к учету в той единице измерения, которая принята в данной организации.

В пункте 50 Методических указаний №119н сказано, что если отражать движение материала в двух единицах измерения затруднительно, то можно перевести материал в другую единицу измерения, составив при этом акт перевода. В акте перевода в другую единицу измерения следует указать количество материала в единицах измерения, указанных в документах поставщика, и в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада. Одновременно определяется учетная цена материала в новой единице измерения. В карточке складского учета записи о принятии материалов к учету делаются в единице измерения поставщика, а также в новой единице измерения, при этом делается ссылка на акт.

Пунктом 49 Методических указаний №119н установлено, что приемка и принятие к учету поступающих материалов, при условии отсутствия расхождений между данными поставщика и фактическими данными, оформляется соответствующими складами путем составления приходных ордеров (форма №М-4). Вместо оформления приходного ордера допускается проставление на документе поставщика штампа, оттиск которого содержит те же реквизиты, что и приходный ордер. В этом случае заполняются реквизиты штампа и ставится очередной номер приходного ордера, такой штамп приравнивается к приходному ордеру.

Приходные ордера выписываются на фактическое количество поступивших ценностей. На массовые однородные грузы, например руду, известняк, песок, щебень, уголь и другие, которые прибывают от одного и того же поставщика несколько раз в течение одного дня, допускается составление приходных ордеров в целом за день. О каждой приемке делается запись на обороте приходного ордера. В конце дня обороты подсчитываются, общий итог заносится в приходный ордер.

Если при приеме материальных ценностей установлено несоответствие поступивших материалов их ассортименту, количеству и качеству, указанных в документах поставщика, то приходный ордер формы №М-4 не составляется. В такой ситуации составляется Акт о приемке материалов (форма №М-7). Данный акт составляется также для оформления приемки материалов, поступивших без документов.

Данный акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

Акт составляется комиссией, в состав которой в обязательном порядке входит материально ответственное лицо, представитель отправителя (поставщика) или представитель незаинтересованной организации.

Акт составляется в двух экземплярах, один из которых с приложенными документами передается в бухгалтерию, а другой – отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику. Если в организации есть юридический отдел, то составление претензионного письма может быть поручено данному отделу.

Приходные ордера и акты о приемке материалов должны составляться в день их поступления. В некоторых случаях, когда отдельные партии материалов находятся в процессе технической приемки или лабораторного испытания, материалы принимаются на ответственное хранение. В этом случае заведующий складом или кладовщик делает записи о таких материалах в специальную книгу. Записи в данной книге ведутся с подразделением материалов: «Материалы, ожидающие приемки» и «Материалы, принятые на ответственное хранение». На складах и в кладовых такие материалы должны храниться обособленно и до выяснения результатов приемки расходование их не допускается.

Следует обратить внимание, что сдаче на склад подлежат и материалы, закупленные подотчетными лицами. Принятие к учету таких материалов производится в общеустановленном порядке на основании счетов и чеков розничных торговых организаций, квитанций к приходному ордеру при покупке материалов за наличный расчет в других организациях, закупочного акта при покупке материалов у населения, то есть на основании документов, подтверждающих покупку. Данные документы должны быть в обязательном порядке приложены к авансовому отчету подотчетного лица.

Учет движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру, ведется в Карточке учета материалов (форма №М-17), заполняемой на каждый номенклатурный номер материала. Записи в карточке ведутся материально-ответственным лицом на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

Основанием для отражения операций по поступлению товаров являются Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденные Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года №132 (далее Постановление №132).

Согласно пункту 2.1.1 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных Письмом Роскомторга от 10 июля 1996 года №1-794/32-5, порядок и сроки приема товаров по количеству, качеству и комплектности и его документального оформления регулируются действующими техническими условиями, условиями поставки, договорами купли — продажи и инструкциями о порядке приемки товаров народного потребления по количеству, качеству и комплектности.

Передача товара покупателю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки и перевозки товара. Это могут быть накладные, товарно-транспортные накладные, железнодорожные накладные, счета, счета-фактуры.

Товары, приобретаемые организацией торговли для перепродажи, могут поступать непосредственно к ней на склад, а могут приниматься торговой организацией вне собственного склада.

Если приемка осуществляется вне склада покупателя (на складе поставщика, на железнодорожной станции, пристани, в аэропорту), то получение товара осуществляется материально-ответственным лицом организации торговли по доверенности, которая подтверждает право материально-ответственного лица на получение товара. Порядок оформления доверенности был рассмотрен выше.

Пунктом 2.1.5 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных Письмом Роскомторга от 10 июля 1996 года №1-794/32-5, определено, что порядок приемки товаров, документальное оформление приемки зависят, в частности:

u от места приемки;

u от характера приемки (по количеству, качеству, комплектности);

u от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие).

Приемка товаров по количеству и качеству предусматривает проверку соответствия фактического наличия товаров данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и (или) расчетных документах, а при приемке по качеству и комплектности – требованиям к качеству товаров, предусмотренных в договоре.

Получение товара оформляется по-разному — в зависимости от близости офиса к месту нахождения склада. Если склад фирмы-поставщика и офис находятся в одном месте, то оформление документов и выдача товаров происходит одновременно. Документом на отпуск товаров в данном случае является накладная.

Если склад фирмы-поставщика удален от офиса, то представителю торговой организации (материально-ответственному лицу) выдается документ на получение товара, по которому ему на складе будут отпущены материальные ценности. В случае отсутствия на складе товара в необходимом количестве, получателю выписывается новый документ – расходная накладная, в которой указывается фактически отпущенное количество товара. В накладной указывается:

u номер и дата выписки;

u наименование поставщика и покупателя;

u наименование и краткое описание товара;

u количество товара;

u цена и общая стоимость товара (с учетом НДС), налог на добавленную стоимость должен быть указан отдельной строкой.

Накладная должна быть выписана в 4-х экземплярах, первые два остаются у поставщика (на складе и в бухгалтерии), оставшиеся два передаются покупателю (в бухгалтерию и материально-ответственному лицу). Накладная должна быть заверена печатями поставщика и получателя и подписями материально-ответственных лиц (один отпустил товар, другой – принял).

Если товар находится в ненарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.

Если количество и качество товара соответствуют данным, указанным в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, товарно-транспортная накладная и другие документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров) накладывается штамп организации-покупателя, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

Для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора применяется Акт о приемке товаров (форма №ТОРГ-1), составляемый членами приемной комиссии, уполномоченными руководителем организации. Приемка товаров производится по фактическому наличию.

Количество составляемых экземпляров акта и комплектность прилагаемых документов определяется в каждом конкретном случае.

Для оформления приемки товарно-материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщика, применяются следующие документы:

— Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма №ТОРГ-2), составляемый на отечественные товары в четырех экземплярах;

— Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров (форма №ТОРГ-3), составляемый на импортные товары в пяти экземплярах.

Если в момент приемки товара выявлено несоответствие веса брутто весу, указанному в сопроводительных документах, покупатель не должен вскрывать тару и упаковку. Если при правильности веса брутто недостача товара установлена в ходе проверки веса нетто или количества товарных единиц в отдельных местах, то покупатель вправе приостановить приемку остального груза. Тару, упаковку вскрытых мест и товары, находившиеся в них, необходимо сохранить, а затем передать представителю организации отправителя.

· обеспечить сохранность товара и принять все необходимые меры к предотвращению его смешения с другим однородным товаром;

· вызвать представителя поставщика для составления двустороннего акта.

Уведомление о вызове представителя отправителя (поставщика) должно быть направлено ему не позднее 24-х часов, а в случае скоропортящихся товаров – немедленно.

Для учета товарно-материальных ценностей в местах хранения товаров Постановлением №132 утвержден Товарный ярлык (форма №ТОРГ-11), заполняемый материально ответственным лицом в одном экземпляре на каждое наименование товара с проставлением порядкового номера ярлыка. Товарный ярлык хранится вместе с товарно-материальными ценностями, его данные используют для заполнения инвентаризационной описи при проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей.

В том случае, если на склад организации поступают объекты основных средств, то для их учета применяются иные формы первичной учетной документации.

Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 21 января 2003 года №7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств» (далее Постановление Госкомстата №7) Государственный комитет по статистике Российской Федерации утвердил унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств.

· Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма №ОС-1);

· Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма №ОС-1б).

Акты утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика и составляются в количестве не менее двух экземпляров. К акту должна быть приложена техническая документация, относящаяся к данному объекту основных средств.

Данные приема объекта в состав основных средств являются основанием для заполнения следующих первичных документов по учету основных средств:

· Инвентарная карточка учета объектов основных средств (форма №ОС-6);

· Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма №ОС-6а);

· Инвентарная книга учета объектов основных средств (форма №ОС-6б).

В процессе осуществления хозяйственной деятельности материальные ценности поступают на склады и в кладовые не только от поставщиков. Осуществляется также их внутреннее перемещение из подразделений организации в кладовые и на склады. Пунктом 57 Методических указаний №119н установлено, что сдача подразделениями материалов на склады должна оформляться накладными на внутреннее перемещение материалов в случаях когда:

· продукция, изготовленная подразделениями организации, используется для внутреннего потребления в организации или для дальнейшей переработки;

· осуществляется возврат материалов подразделениями организации на склад или цеховую кладовую;

· производится сдача отходов производства продукции (выполнения работ), а также сдача брака;

· осуществляется сдача материалов, полученных от ликвидации (разборки) основных средств;

· других аналогичных случаях.

Операции по передаче материалов из одного подразделения организации в другое оформляются также накладными на внутреннее перемещение материалов.

Постановлением №71а для этих целей разработана форма №М-11 «Требование-накладная», применяемая в тех случаях, когда материальные ценности перемещаются между структурными подразделениями организации или между материально ответственными лицами.

Накладная составляется материально ответственным лицом того структурного подразделения, которое сдает материальные ценности. Один из двух составленных экземпляров накладной служит основанием сдающему складу для списания ценностей, на основании второго экземпляра принимающий склад принимает эти ценности к учету. Накладная подписывается материально ответственными лицами и сдающего, и принимающего подразделения и сдается в бухгалтерию для учета движения материалов.

Следует обратить внимание, что этими же накладными оформляется сдача на склад полученных по требованию и неизрасходованных материалов, а также сдача отходов и брака.

Пунктом 90 Методических указаний №119н определено, что как внутреннее перемещение материалов рассматривается и их отпуск на склады (в кладовые) подразделений организации и на строительные площадки.

В том случае, когда отпуск материалов подразделениям осуществляется без указания назначения использования материалов, такой отпуск также учитывается как внутреннее перемещение, а материалы считаются выданными в подотчет получившему их подразделению. Подразделение, получившее материалы, на фактически израсходованное количество материалов составляет акт расхода. Конкретный порядок составления акта расхода, а также перечень подразделений, которые могут его применять, устанавливается организацией. В данном акте должны быть отражены:

u наименование полученных материалов;

u количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию;

u номер и (или) наименование заказа, изделия, продукции, на изготовление которого материалы израсходованы;

u количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ.

Составленный акт является основанием для списания материалов с подотчета получившего их подразделения.

В случае движения товарно-материальных ценностей между структурными подразделениями или материально ответственными лицами организации в соответствии с Постановлением №132 оформляется Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (форма №ТОРГ-13), составляемая в двух экземплярах материально ответственным лицом склада или подразделения, сдающего товарно-материальные ценности. Первый экземпляр накладной остается в сдающем подразделении и служит для списания товарно-материальных ценностей, второй передается в подразделение, принимающее ценности и служит для принятия их к учету.

Накладная подписывается материально ответственными лицами сдатчика и получателя и сдается в бухгалтерию организации для учета движения товарно-материальных ценностей.

Внутри организации из одного структурного подразделения в другое перемещаются не только материалы, товары, но и объекты основных средств. Для оформления и учета таких перемещений применяется Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств формы №ОС-2, утвержденная Постановлением Госкомстата №7.

Накладная выписывается передающим подразделением в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй — остается у материально-ответственного лица подразделения, передающего основное средство, а третий экземпляр передается в подразделение, получающее основное средство.

Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарную карточку либо книгу учета объектов основных средств (формы №ОС-6, №ОС-6а, №ОС-6б).

Материальные ценности могут выдаваться со склада в производство, а также в случае их продажи и выбытия по иным причинам.

Отпуск материала в производство – это выдача материалов со склада, кладовой непосредственно для изготовления продукции, выполнения работ и оказания услуг, а также для управленческих нужд организации.

В зависимости от того, как организована структура складского хозяйства, материалы отпускаются в соответствии с установленными нормами и в соответствующих единицах измерения следующим образом:

u либо на склады подразделений организации и уже оттуда непосредственно в производство – на участки, в бригады и на рабочие места;

u либо непосредственно в подразделения, если в них отсутствуют склады.

Следует обратить внимание, что кладовщики отпускают материалы со склада строго определенным работникам. Списки лиц, которые имеют право на получение материалов со складов, а также образцы их подписей, должны быть согласованы с главным бухгалтером организации и доведены до сведения материально-ответственных лиц, осуществляющих отпуск материалов.

Порядок отпуска материалов в производство со складов подразделений непосредственно на участки, в бригады и на рабочие места производится в порядке, который устанавливается руководителем подразделения.

Рассмотрим, какими первичными документами оформляется выдача материалов со склада.

Выше мы отметили, что выдача материалов производится в соответствии с установленными нормами, то есть отпуск материалов в производство должен производится на основе предварительно установленных лимитов. Такие лимиты устанавливаются на основе норм расхода материалов и производственных программ, разработанных в организации.

Для оформления отпуска материалов по утвержденным лимитам применяется Лимитно-заборная карта (форма №М-8). Данный документ применяется также для текущего контроля соблюдения установленных лимитов отпуска материалов, а также является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада. Выписку лимитно-заборной карты производят подразделения организации, на которые возложены функции снабжения или планирования.

На каждое наименование материала выписывается два экземпляра документа, один из которых до начала месяца передается структурному подразделению, а другой – складу. Как правило, лимитно-заборная карта выписывается на месяц, но если движение материалов в организации невелико, то этот документ может быть выписан и на квартал. На каждый склад выписывается отдельная лимитно-заборная карта.

При выдаче материалов кладовщик отмечает в обоих экземплярах документа дату и количество отпущенных материалов и выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала. В лимитно-заборной карте получателя расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада – получатель.

После использования лимита заведующий складом или кладовщик сдает лимитно — заборные карты в бухгалтерию. Независимо от того, использован лимит или нет, в начале месяца все лимитно–заборные карты за прошлый месяц должны быть сданы. Если карта была выдана на квартал, она должна быть сдана в начале следующего квартала. Сдаче складских экземпляров лимитно–заборных карт предшествует сверка содержащихся в них данных с данными экземпляров карт, находящихся у получателей материальных ценностей. Проведенная сверка подтверждается подписями заведующего складом (кладовщика) и ответственного лица подразделения, получавшего материалы.

Для сокращения количества первичных документов рекомендуется оформлять отпуск материалов в Карточках учета материалов (форма №М-17). Лимитно-заборная карта выписывается в таком случае в одном экземпляре и на ее основании проводится операция отпуска материалов. Кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте, а получатель материалов – в карточке учета материалов.

При оформлении отпуска материалов без оформления расходных документов, карточки складского учета в конце каждого месяца сдаются в бухгалтерию по реестру. На основании карточек работники бухгалтерской службы составляют соответствующие учетные регистры, после чего карточки складского учета возвращаются на склад.

Учет возврата материалов, не использованных в производстве, ведется в этой же форме, причем никаких дополнительных документов при этом не составляется.

В случае необходимости с разрешения руководителя организации, главного инженера или иных уполномоченных лиц допускается сверхлимитный отпуск материалов, а также замена одних видов материалов другими. Если материалы выданы сверх лимита, в первичных документах делается надпись «Сверх лимита».

Как правило, в крупных организациях осуществляется централизованная доставка материалов со складов организации на склады подразделений и непосредственно на участки и рабочие места подразделений. В этом случае составляется специальный оперативный документ на отпуск – «план – карта». В нем отражаются установленные лимиты и календарные сроки подачи материалов в подразделения. Форма план — карты не предусмотрена альбомами унифицированных форм первичных учетных документов и должна быть разработана организацией самостоятельно. Работник склада на основе этого документа выписывает накладную на отпуск материалов в пределах установленного лимита. В данном случае может применяться Требование – накладная (форма №М-11), Накладная (форма № М-15).

Во всех первичных учетных документах на отпуск материалов со складов и кладовых в подразделения организации должны быть указаны:

u наименование материала;

u количество материала, его цена и общая сумма;

u назначение материала (наименование заказа, изделия, продукции, для изготовления которого отпускаются материалы, либо наименование затрат).

Отпуск материалов со склада организации в случае их продажи производится складскими работниками на основании Накладной на отпуск материалов на сторону (форма №М-15). Данная форма применяется для учета отпуска материальных ценностей:

u сторонним организациям на основании договоров и других документов;

u хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории.

Первый экземпляр накладной передают складу для отпуска материалов, а второй экземпляр – получателю материалов.

Основным документом, применяемым для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей организацией торговли сторонней организации является Товарная накладная (форма №ТОРГ-12), утвержденная Постановлением №132 и составляемая в двух экземплярах. Первый остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и на его основании производится их списание. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для принятия товарно-материальных ценностей к учету.

При перевозке грузов автотранспортом оформляется Товарно-транспортная накладная (форма №1-Т), утвержденная Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 28 ноября 1997 года №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».

Порядок оформления товарно-транспортной накладной установлен еще совместной Инструкцией Минфина СССР №156, Госбанка СССР №30, ЦСУ СССР №354/7 и Минавтотранса РСФСР №10/998 от 30 ноября 1983 года «О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом».

Согласно пункту 5 данной Инструкции грузоотправитель не вправе передавать, а автотранспортная организация принимать к перевозке грузы, которые не оформлены товарно-транспортными накладными. Это касается всех перевозок, выполненных грузовым автотранспортом независимо от условий оплаты за его работу.

Следует помнить, что товарно-транспортная накладная согласно пункту 6 Инструкции является единственным документом, служащим для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и принятия их к учету у грузополучателей, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета.

Товарно-транспортная накладная (далее по тексту ТТН) составляется в четырех экземплярах, но по соглашению автотранспортной организации и грузоотправителя может быть составлена и в пяти экземплярах. Каждый экземпляр ТТН должен быть заверен подписью, печатью или штампом грузоотправителя.

u наименование получателя груза;

u наименование груза;

u количество, вес перевозимого груза, способ определения веса;

u способ погрузки и разгрузки;

u время подачи автомобиля под погрузку и время окончания погрузки.

В тех случаях, когда в ТТН «Сведения о грузе» нет возможности перечислить все наименования и характеристики отпускаемых товарно-материальных ценностей, к ней следует приложить накладную по форме № ТОРГ-12.

В этих случаях в ТТН указывается, что в качестве товарного раздела приложена специализированная форма, без которой данная ТТН считается недействительной и не должна применяться для расчетов с грузоотправителями и грузополучателями, а также для учета выполненных объемов перевозок и начисления заработной платы водителю.

Если на одном автомобиле перевозятся грузы нескольким получателям, то ТТН выписывается на каждую партию груза каждому получателю отдельно.

Как правило, ТТН оформляется грузоотправителем, но соглашением может быть предусмотрено оформление ТТН и автотранспортной организацией, осуществляющей перевозку грузов.

Если же накладная оформлена грузоотправителем, то автотранспортные предприятия имеют право проверять сведения, указанные в ТТН, а грузоотправитель и грузополучатель несут ответственность за последствия неправильного, неточного и неполного отражения сведений в ТТН.

Прием грузов к перевозке подтверждается подписью шофера-экспедитора во всех экземплярах ТТН, при этом грузоотправитель не имеет права требовать, чтобы шофер принял груз по каким-либо другим документам, кроме ТТН.

Первый экземпляр остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей.

Второй, третий и четвертый экземпляры ТТН вручаются шоферу, из них:

второй экземпляр сдается грузополучателю и предназначается для принятия к учету товарно-материальных ценностей;

третий экземпляр прилагается к счету за перевозку и служит основанием для расчета автотранспортного предприятия с грузоотправителем (грузополучателем);

четвертый экземпляр прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы.

При сдаче груза шофер предъявляет три экземпляра ТТН грузополучателю, который удостоверяет в накладной прием груза своей подписью и печатью (штампом), одновременно указав во всех экземплярах время прибытия и убытия автомобиля.

Товарно-транспортная накладная состоит из товарного и транспортного разделов. Товарный раздел служит для списания товарно-материальных ценностей со склада грузоотправителя и принятия их к учету грузополучателем, транспортный раздел служит для учета транспортных работ и проведения расчетов за оказанные услуги по перевозке грузов.

Более подробно с вопросами, касающимися организации складского учета, Вы можете ознакомиться в книге ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Организация складского учета».

Учет материальных запасов Текст научной статьи по специальности « Право»

Похожие темы научных работ по праву , автор научной работы — Ю.М. Пискарева

Текст научной работы на тему «Учет материальных запасов»

?Все для бухгалтера УЧЕТ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЗАПАСОВ

Бюджетные учреждения для осуществления своей деятельности приобретают и используют различные хозяйственные и строительные материалы, оборудование к установке, материалы, продукты питания, топливо и горючее, корма, фураж, тару, запасные части к машинам и оборудованию, молодняк животных и животных на откорме, материалы для учебных, научных и других целей, а также материалы длительного использования для научных исследований и на лабораторном испытании, спецоборудование для научно-исследовательских работ по договорам с заказчиками, специальные (военные) материалы.

Основными задачами учета материальных запасов являются:

• правильное и своевременное документирование всех операций по движению материалов;

• своевременное осуществление расчетов с поставщиками, контроль за выполнением договорных обязательств;

• выявление и отражение затрат, связанных с их заготовкой, определение их фактической стоимости для отражения в учете;

• обеспечение сохранности и контроля за правильным использованием материалов;

• соблюдение установленных норм запасов и расходов;

• систематический контроль за выявлением излишних, неиспользуемых материалов и их реализацией;

• получение точных сведений об остатках, находящихся на складах учреждения.

В целях обеспечения сохранности и правильной постановки учета материальных ценностей необходимо обеспечить надлежащую организацию складского учета.

Учет материалов на складе является составной частью всей системы бухгалтерского учета и должен обеспечивать полную их сохранность и порядок во время приемки, хранения, отпуска и проведения инвентаризации.

Хранение материальных ценностей должно производиться в специально приспособленных помещениях (складах). Порядок размещения материальных ценностей в складских помещениях должен обеспечивать быстроту операций по их приемке, выдаче и проведению инвентаризации.

Материалы на складе (в кладовой) должны размещаться по наименованиям, сортам, в доступных местах по секциям, а внутри них — по отдельным видам (на стеллажах, в ящиках, на полках и т.п.).

«Навалочные» материалы, размещение которых в закрытых помещениях невозможно или нецелесообразно, следует хранить на отдельной территории, должным образом приспособленной. Легковоспламеняющиеся материалы хранят в специально приспособленных для этого помещениях, изолированных от других складов.

Склады (кладовые) должны быть оснащены необходимым оборудованием, измерительными приборами, мерной тарой, инструментами и приспособлениями для вскрытия тары, холодильными установками, вентиляционными устройствами.

Весы, разновесы, мерные емкости должны иметь свидетельство о своевременной их поверке.

На складах (в кладовых) должны строго выполняться требования по противопожарным мероприятиям, соблюдению температурного режима, в исправном состоянии должна быть охранная сигнализация.

Получение от поставщиков товарно-материаль-ных ценностей осуществляется представителем учреждения на основании выданной ему доверенности.

Порядок оформления доверенности определяется Инструкцией Минфина СССР от 14.01.1967 № 17 «О порядке выдачи доверенности на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности», которая устарела и действует только в части, не противоречащей Гражданскому кодексу РФ (ст. 185) и иному законодательству РФ. Кстати, ст. 185 содержит более жесткие требования к оформлению доверенностей, выдаваемых от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, чем к прочим организациям.

Доверенность на получение или вьшачу денег и других имущественных ценностей от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером этой организации. Она заверяется печатью, регистрируется в журнале учета выданных доверенностей и выдается должностному лицу под расписку.

Право подписи доверенности лицами, уполномоченными на то руководителем и главным бухгалтером учреждения, оформляется приказом.

В журнале учета выданных доверенностей все страницы должны быть пронумерованы до начала записей. Журнал прошнуровывается и опечатывается печатью учреждения. На последней странице журнала делается надпись: «В настоящем журнале всего пронумеровано. страниц», которая скрепляется подписями руководителя и главного бухгалтера учреждения с указанием даты.

Срок действия доверенности устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих ценностей. Доверенность на систематическое получение материальных ценностей (продуктов питания) допускается выдавать на более длительный срок.

Лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после получения ценностей, независимо от того, от кого получены материальные ценности, полностью или частями передать документы в бухгалтерию. На каждый частичный отпуск материалов составляется накладная (или другой документ) с указанием в ней номера доверенности.

Неиспользованные доверенности должны быть возвращены выдавшему их учреждению на следующий день после истечения срока действия доверенности.

Аннулированные доверенности погашаются надписью «Неиспользованная» и хранятся до конца отчетного года, после чего их уничтожают, о чем составляется соответствующий акт.

Лицам, которые не отчитались в использовании доверенности с истекшим сроком действия, новые доверенности не выдаются.

При централизованном завозе и доставке материалов учреждениям отпуск материалов поставщиками может осуществляться без доверенности. В этих случаях получатель материалов обязан представить поставщикам образец печати (штампа), которой материально ответственное лицо, получившее завезенный материал, скрепляет на экземпляре сопроводительного документа (накладной, счете), остающегося у поставщика, своей подписью о получении названных ценностей.

Ответственность за приемку, хранение и отпуск материальных ценностей возлагается на материально ответственных лиц, назначенных приказом руководителя учреждения.

Все работники, которым доверяется прием, хранение и отпуск материальных ценностей, безусловно, должны быть надежными и проверенными людьми и удовлетворять следующим требеваниям:

• иметь достаточную подготовку и практический опыт ведения складского хозяйства;

• знать инструкции, основные правила и порядок как качественной приемки и хранения имуществен но-материальных ценностей, так и правила их отпуска;

• уметь быстро и точно измерять, подсчитывать и взвешивать материальные ценности;

• знать порядок документального оформления операций по приходу, расходу и количественному учету имущественно-материальных ценностей.

Смена должностных лиц, ответственных за хранение, сохранность и использование ценностей, должна сопровождаться инвентаризацией и составлением приемо-сдаточного акта.

В соответствии с постановлением Правительства РФ от 14.11.2002 № 823 «О порядке утверждения перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности» Минтруд России постановлением от 31.12.2002 N9 85 утвердил:

• перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества;

• типовую форму договора о полной индивидуальной материальной ответственности;

• перечень работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность за недостачу вверенного работникам имущества;

• типовую форму договора о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности.

В связи с этим постановлением признаны не действующими на территории РФ:

• постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 28.12.1977 № 447/24 «Об утверждении перечня должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми предприятием, учреждением, организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности за необеспечение сохранности ценностей, переданных им для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства, а также типового договора о полной индивидуальной материальной ответственности»;

• постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 14.09.1981 № 259/16-59 «Об утверждении перечня работ, при выполнении которых может вводиться коллективная (бригадная) материальная ответственность, условий ее применения и типового договора о коллективной (бригадной) материальной ответственности»;

• постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 22.06.1983 № 133/13-53 «О внесении изменений в постановление Госком-

труда СССР и Секретариата ВЦСПС от 14.09.1981 № 259/16-59»; • постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС СССР от 26.09.1986 № 365/22-37 «О дополнении перечня работ, при выполнении которых может вводиться коллективная (бригадная) материальная ответственность». Учете материальных ценностей на складе ведется материально ответственным лицом в книге складского учета материалов ф. М-17 (0504204) только по наименованиям, сортам и количеству. Книга должна быть пронумерована и на последней странице за подписью главного бухгалтера указаны количество пронумерованных страниц и дата. На каждое наименование материалов отводится для записей необходимое количество страниц в зависимости от объема операций. Книга может открываться на несколько лет, однако при смене материально ответственных лиц согласно акту инвентаризации вновь назначенное материально ответственное лицо переносит остатки в новую книгу.

Записи в книгу ф. М-17 (0504204) производятся по мере совершения операций по приходу и расходу ценностей в день совершения операций. Наименование материалов записывается полное (мыло хозяйственное, мыло туалетное, краска масляная белая и т.д.). В записях указываются дата, номер документа, порядковый номер записи, от кого получено или кому отпущено. После каждой записи выводятся остатки.

Бухгалтерия систематически осуществляет контроль за поступлением и расходованием материальных ценностей, находящихся на складе, а также производит сверку данных по учету материалов с записями, ведущимися на складе (в кладовой).

Однако в ряде случаев вместо предусмотренной книги ф. М-17 (0504204) для оперативного учета используются разного рода книги и тетради, даже тогда, когда в наличии имеются книги ф. М-17.

Материальные ценности на склады учреждений поступают, как правило, от местных поставщиков, транспортных организаций, от железной дороги и т.д.

Все поступающие на склад учреждения материальные ценности должны быть оприходованы немедленно. В документах должны быть указаны следующие данные: от кого поступили, материальные ценности, наименование, сорт, количество (вес), цена, сумма, дата поступления на склад (в кладовую), расписка материально ответственного лица, принявшего ценности.

Грузы, прибывающие по железной дороге, принимаются от станции железной дороги материально ответственными лицами.

При получении груза получатель обязан:

• потребовать проверку груза, если в вагоне (контейнере) обнаружена неисправность;

• проверить количество мест, вес и состояние каждого места, сохранность тары и упаковки;

• в случае получения груза без проверки веса потребовать отметки об этом в железнодорожной накладной.

При наличии неисправности тары, а также в случае несоответствия фактического веса, числа мест маркировочным данным, указанным в железнодорожной накладной, необходимо потребовать от станции назначения составления коммерческого акта.

При несоответствии поступивших материалов качеству и количеству, указанным в сопроводительных документах, составляется акт приемки по ф. 429 (0504229) в двух экземплярах.

Акт составляется специальной комиссией с учетом представителя поставщика или незаинтересованной организации, а также материально ответственного лица. Один экземпляр используется для учета принятых ценностей, а другой для направления претензионного письма поставщику.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *